オフィス移転の挨拶状のマナーやポイントは？文例集も合わせて紹介！

今回はオフィスの移転自体ではなく、移転に関わる挨拶状のお話です。

オフィスの移転をする際には、取引先や仕事の関係者などに移転を知らせる案内状を送らなければなりません。
しかし、オフィスの移転は一生に一度あるかないかのこと。
挨拶状を出そうにも、出すタイミング、方法、挨拶文の内容・具体的な文章等々分からないことばかりですよね。

そこでこの記事では移転のお知らせを告げる挨拶状に関する基礎知識とマナーをお伝えします。
さらに挨拶状の具体的な文章例も紹介致しますので、ぜひとも参考にしてみてください。

※本記事はプロモーションを含む場合があります。

挨拶状を出すタイミング

移転を知らせるタイミングですが、一般的には移転の1ヶ月〜2週間前がベストだとされています。

移転の直前のお知らせだと、移転前の住所に書類や請求書などの重要で社外秘扱いの郵送物が届く可能性があります。
今の住所がいつまで有効で、次の住所がいつからなのかを事前に文面で伝える必要があるでしょう。

また、移転日を跨ぐようなやりとりをする場合は、次回の連絡や郵送は新しい住所にしてもらうように記載するとよいでしょう。

ハガキや郵便でのお知らせの場合はかなりの時間がかかるので、移転の2,3ヶ月前から準備をすることを意識しましょう！

移転を知らせる方法

事務所の移転を知らせる方法は数多くあります。

メールやFAX、電話や自社サイトなどあらゆる方法で告知をすることは可能ですが、基本的には手紙やハガキで送るのが一般的だとされています。
取引相手との関係性や相手先との親しさなどで、メールやFAXなどで代用する場合もあるようです。
しかし、基本的にはメールのみ、FAXのみだと相手方が見逃してしまう可能性があるのでハガキ、電話も同時にする方が親切でしょう。

手紙・ハガキを送る際にも、相手方に届いたであろうタイミングで電話やメールを入れると好印象ですし、見逃しもなくなります。
移転のお知らせを受け取る側の目線に立って、親切でホスピタリティの高い対応をしましょう。

挨拶状・メールの書き方・文例集

手紙でのお知らせの場合も、メールでのお知らせの場合もどんな方法であれ丁寧な文面で分かりやすく内容を伝える必要があります。

その中で、必ず文面に入れておきたいのは

・日頃のご愛顧に対する言葉
・新住所と電話番号
・新住所での営業開始日
・今後の抱負や変わらぬお付き合いのお願い

の4項目です。

これを踏まえて具体的な例文を見ていきましょう。

手紙の文例集

先程説明したように手紙・ハガキでのお知らせは相手方にとって丁寧で好印象になります。
こちらにある文例を参考にしながら、今後も快い関係を築けるような挨拶状を作りましょう。

ハガキでの文例①

謹啓

初春の候、貴社におかれましては、益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。
また、平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
この度、弊社は令和〇年〇月〇日より、下記の住所に移転の運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
これを機に、社員一同より一層皆様のご期待に応えられるよう業務に精励する所存でございます。
今後ともご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　謹白

ハガキでの文例②

拝啓

新緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てにお預りお礼申し上げます。
さて、この度◯月◯日より下記住所に移転いたしますことをご報告させていただきます。
この機会にさらに皆様のご愛顧を得られますよう一層の努力を致します。
何卒ご指導・ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

ハガキでの文例③(少しくだけた表現)

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、◯月◯日より下記新住所に移転いたします。
新たな場所で心機一転さらなる飛躍を目指しますので、倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

ハガキでの文例④(シンプルな表現)

拝啓

新緑の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、弊社事務所は○月○日より下記住所へ移転する運びとなりました。
これもひとえに皆様の厚いご支援の賜物と社員一同心よりお礼申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

メール・FAXでの文例集

メールやFAXで挨拶状を送る相手は、手紙の場合よりは親しみのあるくだけた関係であることが多いかもしれません。
確かに内容的には手紙の場合よりは少し軽めにしても良いかもしれませんが、丁寧で相手にとって失礼にならないような内容にしましょう。

メール・FAXでの文例①

いつもお世話になっております。
この度当社は、◯月◯日より下記住所に移転いたします。
これを機に、社員一同さらなる飛躍を目指し邁進いたしますので、何卒ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら、ご報告とさせていただきます。
 

メール・FAXでの文例②

平素より大変お世話になっております。
この度、弊社は事務所移転のため、令和〇年◯月◯日より下記の住所へ移転する運びとなりました。
気持ちも新たに社員一同さらなる努力を重ね、皆様のお役に立てるよう精進してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
略儀ながらまずはメールにて、ご挨拶申し上げます。
 

メール・FAXでの文例③(丁寧なパターン)

拝啓
時下益々ご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てに預りお礼申し上げます。
さて、この度、弊社は◯月◯日付けで移転することに相成りました。
つきましては電話番号も下記のとおり変更となりますので、
お手数ですがご登録の変更など、お願いいたします。
まずは、略儀ながら書中にてご通知かたがたごあいさつ申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
 

メール・FAXでの文例④(平常通りの内容に近いパターン)

いつもお世話になっております。〇〇の〇〇でございます。
表題の件でご連絡差し上げました。
この度弊社は〇月〇日をもって下記住所へ移転することになりました。
つきましては、電話番号・FAX番号にも変更がございますので、お忙しい中恐縮ですが合わせてご確認いただけますと幸いです。
新オフィスは〇〇駅から徒歩〇分の場所にございますので、お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
移転を機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。
今後とも、ご指導・ご支援のほどお願い申し上げます。
まずは略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。

まとめ

以上がオフィスの移転をお知らせする挨拶状のマナーと文例集でした。

いかがでしたでしょうか？

オフィスの移転は企業が成長していくため、前向きに進んでいくための門出のようなものです。
その門出のときに取引先や仕事の関係者、大切なお客様に失礼のないように丁寧で快いご案内を送って、良い関係を続けていくことが大切です。
また、自社サイトや公式のSNSがある場合にはそちらでも分かりやすく周知をする必要があります。
いずれにせよ、お知らせを受け取る側の立場になって丁寧で分かりやすく、これからも関係を続けたいと思わせるような案内にすべきです。

皆様のオフィス移転、そして移転後が良い時間になるように心よりお祈り申し上げます。
 

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