書類を封筒に入れる。
ただそれだけのことですが、封筒の入れ方や向きには細かなルールやマナーが存在します。特にビジネスシーンでは、封筒の扱い方一つで相手に与える印象が大きく変わることがあります。
この記事では封筒の基本的な種類から内容物の正しい入れ方、よくある間違いとその対策までをわかりやすく説明します。この記事を読んで、封筒の扱い方の参考にしてくださいね。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
封筒はビジネスにおいてよく利用するものですが、その種類や用途は多岐に渡ります。シーンに応じた選び方を理解していると、相手に良い印象を与えることができますよ。
まずは、主な封筒の種類とその選び方について紹介します。
長形封筒は「なががたふうとう」と読みます。縦長の形状をしており、日本のビジネスシーンでは最も一般的に使用されているものです。さらに封筒の種類によって、長形3号、長形4号などのサイズがあります。
用途としては、主にA4サイズの書類を三つ折りにして入れるのに適しています。請求書や契約書、案内状など、日常的なビジネス文書の郵送に多く利用できます。
「かくがたふうとう」と読みます。角形封筒は長方形で、内容物を折りたたまずにそのまま封入できるのが特徴です。代表的なサイズには角形2号や角形A4号があります。
A4サイズの書類やパンフレットなど、折りたくない書類を送る場合に適しています。重要書類や公式文書の送付に使用されることが多いです。
洋形封筒はそのまま「ようがたふうとう」と読みます。横長の形状をしており、海外のビジネスシーンでよく見られる形式です。洋形2号、洋形4号などのサイズがあります。
招待状やカード、折りたたんだ手紙などを送るのに適しています。特にフォーマルな場面で使用されることが多く、デザイン性の高いものもあります。
封筒のサイズは内容物に合わせて選びましょう。書類を折りたたむか、そのままの形で送りたいかによって適切な封筒が異なります。
A4判の書類を送りたい場合、紙を折るなら「長形3号」を、紙を折らずに入れるなら「角形2号」や「角形A4号」を選ぶのが良いでしょう。
B5判の書類を折って入れるなら「長形4号」、折らずに入れるなら「角形3号」や「角形4号」が最適です。ハガキやカードを送る場合は「洋形1号」や「洋形2号」がおすすめです。
また、ビジネス文書として送るのか、公式な案内状として送るのかなど、送付する目的によって封筒の種類やデザインを選びましょう。封筒のデザインや質感も選ぶ際の重要な要素です。特に顧客や取引先に送る場合は、印象に残るデザインを選ぶことで、企業のイメージアップにも繋がります。
種類やサイズについての詳しい情報は下記の記事を参考にしてくださいね。
封筒に内容物を入れる前に、まずは書類の整理と準備が必要です。
ここでは、長形3号封筒にA4サイズの書類を入れることを想定して手順を説明します。
まず、封筒に入れる書類を整理しましょう。重要な書類や添付資料が全て揃っているかを確認します。
書類は、重要度や時系列順など、相手が見やすいように順序を整えておくと良いですね。関連性の高い書類はなるべくまとめるようにすると見やすくなるでしょう。
長形封筒に入れる場合、A4サイズの書類は三つ折りにします。
書類の表面が見える状態でデスクに置き、下から三分の一の位置で折ります。次に、もう三分の一を折りましょう。これで三つ折りになります。
送付する書類の一番上に内容物を記した送付状を重ね、全てまとめた状態で三つ折りにします。一枚ずつ折ると折り目にばらつきがでるため、まとめて折るのが無難です。
書類の枚数が多いと端がずれやすくなるので気をつけましょう。
折った書類を封筒に入れる際は、封筒を裏から見たときに書類の右上の裏面が見えるように入れましょう。多くの場合、封筒を開けるときには裏側から開封するため、この入れ方にすれば読みやすい向きで取り出せるようになります。
糊付きの封筒やシールタイプの封筒を使う場合はしっかりと封をして内容物が飛び出さないようにすれば良いだけで簡単ですが、糊がついていない封筒の場合は注意が必要です。
糊付けに適したものと使用する際に注意するべきもの、そもそも封筒の糊付けに適さないものの種類について見ていきましょう。
封筒の糊付けに最も適しているのが「スティックのり」です。
粘着力が強く、塗るだけで適量が塗布されるため、ヨレたりシワになったりする心配がありません。
ただし、スティックのりの中には粘着力が弱い「貼って剝がせるタイプ」などの商品もあるため注意が必要です。このようなタイプは郵送物に用いるには不向きなため、粘着力が強いものを使うようにしましょう。
封筒に用いるものとしてスティックのりと並んで適切なのが「両面テープ」です。
簡単で確実なので、糊付けに自信がない人でも安心して貼り付けることができます。
両面テープを貼る際は、封筒の台形部分である「フタ」や「フラップ」と呼ばれる部分に貼るよりも、封筒本体裏面の「フタ」が重なる部分に貼り付ける方が確実です。「フタ」部分に貼ると途中で剝がれる原因になってしまうためです。
封筒の糊付けに液体のりを使うこともできますが、あまりおすすめはできません。液体のりは接着力があるため、しっかりと封をすることができますが、使用にはコツが必要です。
液体のりはベタベタしやすく、封筒に均一に塗るのが難しいため、余分なのりがはみ出したり、紙が波打ったりする原因になります。また、乾くまでに時間がかかり、封をする際にヨレやすくなることもあります。もし液体のりを使用する場合は、少量ずつ慎重に塗布するようにしましょう。
封筒の糊付けにセロハンテープを使うのは避けましょう。セロハンテープは、封を閉じるという目的は果たせますが、正式な郵便やビジネス文書には不適切です。接着面が見えてしまうため見た目が悪く、受け取る側に不快な印象を与えかねません。
また、セロハンテープは剥がしやすいため、郵送の途中で開封されてしまう、偶然剥がれてしまうなどのリスクも存在します。マイナスな要因が多いため、セロハンテープは用いないようにしましょう。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
封筒の扱い方ひとつで印象は変わります。
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封筒の入れ方や向きに気を配ることは細かいように感じるかもしれません。しかし、ビジネスマナーを守る上では非常に重要です。
適切な封筒を選び、適切に書類を封入する。たったこれだけのことですが、これらを正しく丁寧に行うことで、相手に対して丁寧な印象や信頼感を与えることができますよ。
この記事を参考に、正しい方法を身につけましょう。
だいず
寝ることと食べることが大好き。おかげで横に大きくなりました。
福井育ちの大阪在住、福井弁と大阪弁のバイリンガルです。
訪れてくださった読者様に分かりやすい文章をお届けします。
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