オフィス移転に関する手続き一覧｜リスト化して漏れなく進めよう

オフィスの移転に伴う手続きはたくさんあります。
一般家庭のように、引っ越して住所変更して終わり！というわけにはいきません。
各機関への必要な提出物の種類が多いだけではなく、期限が決まっていたり各種届け先が異なったりと、とても複雑です。

こちらの記事では、オフィスの移転に関する手続きを一覧にまとめました。
移転前後にやるべきことを漏れなく把握できるようリスト化して、スムーズにオフィス移転を進めましょう！

※本記事はプロモーションを含む場合があります。

【移転前】済ませておく手続き一覧

オフィスの移転が具体的に決定したら、移転前にまず以下の手続きを済ませましょう。

① 現オフィスの解約手続き

[時期:約6ヶ月前まで]
オフィス移転が決まったらまずは現在のオフィスの解約予告をしなければいけません。
現オフィスの入居中のビルのオーナーまたは管理会社へ解約通知を出します。
一般的な解約予告期間は6ヶ月前までですが、契約内容によって多少の差はありますので、賃貸契約書をよく確認しておきましょう。
なお、一度解約通知を出すと原則取り消すことができません。解約撤回は不可能だと思って解約のタイミングは慎重に決めましょう。

次に、退去後に原状回復工事をする必要があります。
どの範囲まで原状回復工事が必要か、指定業者はあるのかを、事前にビルのオーナーや管理会社に確認します。
原状回復すべき範囲によってコストが変わってきますので、後のトラブルを避けるために範囲はしっかり確かめておくことが大切です。
ビルのオーナーや管理会社によっては、指定の原状回復業者がある場合がありますので、自分で手配する前にそちらも確認しておきましょう。
 

②電話回線の移転手続き

[時期:約1ヶ月前まで]
オフィス移転が決まったら、電話回線も移転する必要があります。
現オフィスの電話回線の契約内容をこの機会に一度見直しておきましょう。
移転後も引き続き利用する場合は移転手続きを、他のサービスに切り替える場合は解約手続きを行います。
回線業者によって手続き方法が異なりますので、各業者へ直接問い合わせてみましょう。

電話回線工事業者にも繁忙期やスケジュールがあります。
業者とのスケジュールが合わず希望の日までに予約がとれなくて、移転後すぐに電話が使えなくて困った！ということにならないよう、オフィス移転の時期が決まっているのなら余裕をもって早めに手続きをしておくことをおすすめします。
電話回線移転手続きや工事の手配、インターネット開通などもオフィス移転の際に全てまとめて行うオフィス移転業者があるので、そういったサービスをしてくれる移転業者を利用すると、回線業者とのスケジュール調整のトラブルは回避できるでしょう。

 

③取引銀行・クレジットカード・保険会社への手続き

[時期:約2ヶ月前〜］
取引銀行・クレジットカード会社・保険会社への登録住所変更の届け出が必要です。
通帳や社印、必要書類を確認し、早めに揃えておきましょう。
クレジットカードや保険会社の登録情報変更には一定の期間が必要になりますので、余裕をみて約2ヶ月前ごろから準備しておきましょう。
 

④消防署への手続き

[時期:7日前まで］
オフィスを構えるにあたって消防法がありますね。
防火対象物の使用状況を消防署が把握するため、移転先のオフィス所在地を管轄する消防署へ「防火対象物使用開始届出書」の提出が必要です。
管轄の消防署の書式を使ったオフィスレイアウト図が2つ必要ですので準備しておきましょう。
内装工事を行う場合は、あわせて「防火対象物工事等計画届出書」も必要になります。
また、後の移転後の項目⑦にも記載していますが、移転後のオフィスに社員が50名以上のオフィスは「防火管理者選任届出書」の提出が必要になりますので、そちらもこの時期から準備しておくとスムーズです。
 

⑤取引先への連絡

[時期:2ヶ月前ごろ～]
取引先への移転を知らせる連絡も忘れてはならない大切なことです。約2ヶ月ごろから、オフィス移転を知らせる挨拶状の準備をはじめましょう。
万が一、連絡漏れがあったり失礼な対応をしてしまっては今後の信頼関係に影響を与えてしまいます。そのようなことがないよう、送付先のリストを作成しておくと良いでしょう。
特に請求書の送付など新オフィスの住所が必要な取引先へは優先的にお知らせし、遅くても移転の1ヶ月前には全取引先への連絡を済ませておきましょう。
 

【移転後】各機関へ必要な届出一覧

続いて、オフィス移転後に公的機関への届出が必要な手続きを紹介します。
こちらが結構ややこしく、うっかり提出漏れや間違えてしまうケースが多いんです！
ここからは各機関ごとに必要な手続き内容と添付書類、期限をわかりやすくまとめました。
事前にしっかりと把握しておきましょう！
 

①法務局への手続き

会社の移転後には所在地の登記を申請することが定められています。
移転前の管轄法務局へ提出します。
移転をするのが本店(1)か支店(2)かによって期限に違いがありますので以下を参考にしてください。

②税務署への手続き

オフィス移転によって納税地が変わる場合、異動届出書(3)を移転前の納税地の所轄税務署長へ提出する必要があります。
給与支払事業所等の移転届出書(4)も、移転前の事務所所在地の所轄税務署へ提出します。
それぞれ期限が異なりますので注意しましょう。

③都道府県税事務所への手続き

事業開始申告書は、オフィス移転前と移転後の両方の管轄事務所へ提出しなければいけません。

④年金事務所への手続き

健康保険や厚生年金保険の変更は、移転前の管轄地域の事務所への届出が必要です。
移転先が管轄地域内か地域外かで手続きが異なりますので注意してくださいね。

⑤労働基準監督署への手続き

労働保険関連の変更手続きは、移転後のオフィスを管轄する労働基準監督署へ提出します。
一元適用事業(※1)と二元適用事業(※2)では提出先が異なるため、注意が必要です。
　　※1 一元適用事業(労災保険と雇用保険を一元的に取り扱う)
　　　→労働基準監督署へ提出
　　※2 二元適用事業(労災保険と雇用保険の適用の仕方を区別する必要があるため二元的に取り扱う)
　　　→労働保険に関しては労働基準監督署へ、
　　　　雇用保険に関しては公共職業安定所へ提出

⑥公共職業安定所への手続き

いわゆるハローワークですね。雇用保険の各種変更届を提出します。
こちらも、二元適用事業(※2)の場合は「労働保険名称、所在地等変更届」も提出する必要があります。
直前の項目⑤でお伝えした、労働基準監督署へ提出した書類の控えが必要になりますので、⑤の手続きを終えたあとに行いましょう。
提出先は、移転後のオフィスを管轄している公共職業安定所です。

⑦消防署への手続き

社員が50名以上のオフィスは、移転後の管轄消防署へ防火管理者選任届出書の提出が必要になります。
提出期限は特に定められていませんが、移転日前〜移転後速やかに提出しましょう。

⑧郵便局への手続き

最寄りの郵便局へ転居届を出すことで、旧住所宛てに荷物や書類が届いた場合は1年以内であれば新住所に転送してもらえます。
移転後速やかに済ませておきましょう。

【移転業者】法人専門移転プロにお任せ！届出一覧チェックリストも活用しよう

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移転前の準備から移転後の必要な手続きの不安も、「法人専門移転プロ」に相談すれば安心です！

まとめ

オフィス移転に必要な手続きを、移転前・移転後に分けてご紹介しました。
移転に伴う手続きや届出はやるべきことが多くて混乱しそうですよね……。
そんな時は、漏れのないようリスト化することがポイントです！
当記事の目次をチェックリストとしていただいても良し、ご自身の分かりやすいように書き出してみるも良し、届出一覧チェックリストを配信しているオフィス移転業者にサポートしてもらうのも良し！
各手続きに必要な書類の確認や準備にも時間がかかりますので、スケジュールには余裕をもって、漏れなく進めていきましょう！
 

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