オフィスの移転が決まったら、必要な手続きがたくさんあります。
まずはじめにしなければいけないことは、オフィスの解約予告です。
基本的にオフィス移転の約6ヶ月前には、現在入居中のビルのオーナーまたは管理会社へ事前に解約通知を出す必要があります。
こちらの記事では、オフィスの解約予告のやり方を解説していきます。
解約予告から移転までのスケジュールもまとめていますので、やるべきことをしっかり把握しておくためにもぜひ最後までチェックしてくださいね！
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
解約予告とは、現在入居しているオフィスを解約する際に必要な手続きです。
オフィスの賃貸契約期間の途中で退去したい場合に、解約の意思を示す必要があります。
入居中のビルのオーナーまたは管理会社へ、解約通知を出します。
解約予告の詳細については現在のオフィスを契約したときの契約書に書かれていますので、まずは契約書の内容をよく確認しましょう。
オフィスの移転が決まったら、いつ頃解約予告を行うのが良いのでしょうか？
契約内容によって多少の差はありますが、6ヶ月前に解約予告を出すのが一般的です。
移転の半年も前からやらなければいけないの？！
と思ってしまうかもしれませんが、これはビルのオーナーにとって次の入居者を探す期間となるためです。
オフィスのように高い賃貸料がかかる物件の場合、突然入居者が解約してしまったらオーナーの収入が途絶えてしまいますよね。
事前に解約予告を受けていれば、その間にオーナーは次の入居者を募集することができます。
管理会社側のリスク回避のため、約6ヶ月の解約予告期間が必要とされているのです。
ただし解約予告期間は、契約内容によっては異なる場合もありますので事前に契約書を確認しておきましょう。
期間が定められていても、予告期間は交渉できる可能性もあるようです。
次に、解約予告通知の出し方をお伝えします。
現在入居中のビルのオーナーまたは管理会社へ「解約通知書」を出します。
解約予告の方法は契約書に記載されていますのでまず契約書を確認しましょう。
解約通知は、原則として書面で行います。
トラブルを避けるためにも解約の意思を書面にて明確に残しておくことが一般的です。
管理会社側が書類を用意している場合もありますので、突然通知を出す前に一度電話で問い合わせてみると良いでしょう。
基本的には契約書記載の内容に従って解約通知を出します。
解約通知書に記載する主な内容としては、契約を解約したいという旨を明記し、解約通知日、賃貸人名称、建物名称と所在地、明け渡し完了予定日などです。通知後の支払いについてや、敷金や保証金についても記入して提出します。
オフィスの解約時に必要になる代表的な費用と、費用を抑えるためにおすすめの業者を紹介します。
新しいオフィスを契約する際には、敷金または保証金が必要になります。
一般住宅と違ってオフィスの場合は家賃の6ヶ月〜12ヶ月分が相場です。
オフィスを入居時の状態に戻す原状回復工事を行うための費用です。
原状回復工事は、退去の際は必ず行うよう定められています。
オフィスの使用状況によって、どの範囲まで原状回復工事が必要なのかをオーナーまたは管理会社へ確認します。
原状回復工事の範囲によって費用が変わってきますのではじめにしっかり確認しておくようにしましょう。
契約内容によっては、原状回復工事を行う業者の指定がある場合があります。業者の指定の有無もこの時に確かめておきましょう。
新オフィスに関わる費用も忘れてはいけません。
新オフィスへの引っ越し作業費用、内装工事費用、インフラ整備費用、不用品廃棄回収費用なども必要になってきます。
オフィスの移転には複数の作業が必要で、それぞれを別々の業者に頼むと手間がかかりますし、その分費用も高額になりがちです。
引っ越し作業から新オフィスに関わる行程全てをワンストップで行ってくれる業者を選定すると、費用と手間を抑えることができて便利ですよ。
原状回復工事などを行う業者の指定がなかった場合、費用をおさえた見積りを出してくれるおすすめの業者があります。
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現オフィスの原状回復工事から移転作業、次のオフィスの入居工事まで、オフィスの移転に伴う作業は全てまとめてしてくれる移転業者です。
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オフィスの解約予告が済んだら、まだまだやらなければならないことがあります。
大まかなスケジュールを順に解説しますので、移転まで効率よく実行できるよう把握しておきましょう！
[5〜3ヶ月前〜]
新オフィスの内装やレイアウトは、業務効率の向上に大きな影響を及ぼす重要な決定事項です。余裕をもって早めから考えはじめましょう。
現在のオフィスで改善したい点を洗い出し、より効率よく働きやすくなるレイアウトになるよう心がけましょう。
オフィスレイアウトプランの作成は、できれば専門家にお願いした方が失敗なく進められますよ。
先ほど紹介した法人専門移転プロは、法人専門の経験が豊富で移転に関するノウハウをもつスタッフが在籍しており、オフィスレイアウトの図面や移転説明資料の作成もしてくれます。
専門業者と一緒に理想の内装やレイアウトを考えていくと安心ですね。
オフィスの内装やレイアウトがある程度決まったら、レイアウトプランをベースに、新たに必要なオフィス家具類の購入、また不要になる家具類の廃棄の手配を進めましょう。
[5〜3ヶ月前〜]
オフィス移転のための作業や工事を行う業者を選定し、発注します。
オフィスの移転には、移転作業だけでなく、原状回復工事、内装工事、電話・LAN工事など、さまざまな業者とのやりとりが必要です。
それぞれ別々の業者にお願いすると、全業者との見積もりや打ち合わせ、スケジュール管理がかなり大変です。
配線工事と搬入作業のスケジュールがかぶってしまった！といったトラブルも少なくありません。
移転に関する負担を少しでも軽減するためにも、オフィス移転に関わる工程を全てトータルでサポートしてくれる業者を選ぶことをおすすめします。
[3〜2ヶ月前〜]
社内で使う書類や封筒、名刺や社判には住所が記載されていますよね。
それらの住所や電話番号など内容を変更した印刷物を、移転後すぐに使用できるよう早めに発注しておきましょう。
[2ヶ月前〜]
取引先へ、オフィスの移転を知らせる挨拶状を出します。
今後の信頼関係にも関わってきますので、移転挨拶状の作成は慎重に行いましょう。
連絡漏れのないよう、送付先をリストアップするとミスやトラブルの予防になります。
請求書の送付など新オフィスの住所がすぐに必要になる取引先へは優先的に連絡し、遅くても移転の1ヶ月前までには全取引先への移転挨拶状を出し終えておくと良いですね。
挨拶状はハガキでもメールでも可ですが、より改まった形でのハガキでお知らせするのが一般的です。
[2ヶ月前〜]
銀行とクレジットカード会社へ、住所変更の届出が必要です。通帳や社印など必要書類を準備しておきましょう。
クレジットカードの登録情報変更には一定の期間が必要になりますので、余裕をもって早めに手続きをしておいた方が良いでしょう。
[1ヶ月前〜]
こちらはスケジュール調整が非常に重要な項目です。
新しいオフィスで業務を開始できるようにしておくためには、複数の工事が必要です。
内装工事、電話・LAN工事、家具の搬入などたくさん業者が出入りすることになります。
各業者がバッティングしてしまわないようスケジュール管理には充分注意しておかなくてはいけません。
[1ヶ月前〜]
オフィスの移転をスムーズに進行できるよう、社内向け移転説明会を行い、社内でスケジュールの確認と情報共有をしておきましょう。
作業の手順や梱包の方法、廃棄物の処理方法などもこの時に社内で話し合っておくと良いですね。
[1ヶ月前〜前日まで]
いよいよ、引っ越しの準備作業です。日常の業務もしながらの荷造りは時間のかかる作業です。
直前で慌てなくて良いよう約1ヶ月前から少しずつ準備をはじめておきましょう。
梱包作業に必要な資材も、余裕をもって調達しておきましょう。
[7日前まで]
新たにオフィスを契約する際、防火対象物の使用状況を消防署が把握するため、消防署へ「防火対象物使用開始届出書」の提出が必要です。
移転の1週間前までに、新オフィスの管轄消防署へ提出します。
内装工事を行う場合は、あわせて「防火対象物工事等計画届出書」も必要になります。
どちらも消防法に関わり、建物の安全性確保のために大切な手続きですので忘れないようにしましょう。
[1ヶ月前〜移転後]
移転が終わったら、移転後速やかに法的機関へ各種届出が必要になってきます。
移転作業や片付けでバタバタしている間はとても大変ですので、移転前の余裕がある時に、移転後関係官庁へ提出しなければならない届出のリスト化をしておきましょう。
法人専門移転プロでは、無料でダウンロードできる各種届出一覧チェックリストを配信しています。
ぜひ利用してみてください。
オフィスの移転が決まったら、約6ヶ月前から解約予告をすることと、解約通知予告の方法を解説しました。
解約予告をしてからも、移転日までにやるべきことがたくさんあることが分かりましたね。
よってオフィスの移転には、準備段階からのスケジュール管理が非常に重要になってくると考えられます。
綿密なスケジュールを立てて、余裕をもって効率よく進めていきたいですね！
日常の通常業務をしながら、これだけのスケジュールの把握と調整はかなり大変だと思うので、各業者の選定の際はオフィス移転に伴う工事や作業を全て一貫してサポートしてくれる業者に依頼することを強くオススメします。
移転までのスケジュールは、チェックリストにしておくと全体の流れを把握できて安心ですよ。
当記事の中でご紹介した法人専門移転プロは、移転作業、原状回復工事、内装工事、電話・LAN工事、家具の手配や搬入、不用品の廃棄回収など、オフィスの移転に付帯する業務は全てお任せすることができます！
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出典：法人専門移転プロ(https://itenpro.jp/)
堀川 羽衣
商品PRに関わりながら接客や販売の仕事をしている、一人息子を子育て中のママライター。
アパレル、食品、お花など多数ジャンルの販売経験あり。趣味はスイーツ巡りと食レポ。
コロナ禍でお客様と直接お話できる機会が減ったので、こちらでたくさんの方に記事を読んで知っていただけると嬉しいです。
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