仕事がなかなか捗らない。この悩み、誰しも抱えたことがあるのではないでしょうか。
実は、あなたのデスク周りを改善することで、この悩みを解消できるかもしれません。
手元に文房具を置いておくことで、アイデアを生み出す助けになったり、タスクをスムーズに進め、集中力を最大限に引き出す手助けになったりします。
今回は、文房具が仕事に与える影響や効率的な選び方、さらにおすすめの文房具をご紹介します。一緒にデスク周りを見直し、作業効率の向上に役立てましょう。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
オフィスに文房具を置いて活用することは、仕事を進める上で重要な要素になりえます。文房具の活用で、作業の効率化に繋げることが可能です。
ここからは、オフィスに文房具が必要な理由と重要性について触れていきます。
オフィスに文房具が必要な理由は、情報整理にプラスとなる要素があるからです。
文房具を使用することで、頭の中の情報を形にすることができます。また、アイデアやスケジュールを書き出すことで、整理された形で共有や議論が可能になります。Webアプリケーションを製作・提供するZapierによると、様々なアプリが存在する現代においても、ペンや紙といったツールは貴重な生産性ツールになる可能性があるとされています。
文房具は、情報の整理、可視化、共有に大いに寄与し、オフィスにおける作業効率を大幅に向上させる手段となるのです。
オフィスでの文房具の重要性は、脳の活性化への繋がりやチームのコミュニケーションの向上にあります。
文房具の活用は、頭の中の情報を整理しやすくし、より深く理解する手助けをしてくれます。イギリスの公共放送局のBBCでは、文房具を使って手書きでメモを行うことにより、脳の情報検索能力がサポートされると報告されています。また、ワシントン大学では、手書きメモが学習効果を高めることも示されています。
加えて、市場調査・リサーチを行う株式会社ネオマーケティングによると、様々な世代で、文具をきっかけにした会話やコミュニケーションが生まれたことがあるという調査結果もあります。
文房具は、脳の活性化を促し、さらに社内のコミュニケーションを円滑にするなど、オフィスにおいて非常に重要な役割を果たしているのです。
文房具は世の中に溢れています。ボールペン一つとっても、様々なメーカーが数多くの種類を開発・販売しており、購入のためにお店に足を運んでも、あまりの種類の多さに「どれがいいんだろう？」と迷ってしまうことは少なくないかと思います。
ここからは、そんな巷に溢れる文房具を選ぶ際、どのような点を重要視すればよいのかをお伝えします。
効率的な仕事のためには、用途に応じた文房具を選び、機能性と使いやすさを重視する必要があります。
たとえば、文字を快適に書きたいと思ったなら、手になじむペンや書き心地のよいペンを選び、書類の整理を快適にしたいと思ったなら、サイズや書類の入れ口が大きく書類の出し入れがしやすいファイルを選ぶといったように、適切な文房具の選出が大切です。
また、Forbes誌の記事によると、作業タスクの消化に適切な設備を使用することで、生産性が向上することも示されています。
効率的な仕事を行うためには、用途に応じて機能性と使いやすさを重視した文房具を選ぶことが重要なポイントとなるのです。
文房具を選ぶ上で、デザインに気を配ることも重要です。
文房具は基本、毎日の利用を前提としています。つまり、日々目に入る道具の一つといえます。その道具があまりに奇抜な絵柄だったり色合いだったりすると、使う際に躊躇してしまうことが想像されます。
「サクッと学べるデザイン心理法則108」著者の三井将之氏によると、イメージを壊すようなデザインは、『ストレス』『不快感』『不安』を与える事になるため、避けるべきとされています。奇抜すぎる文房具を日々利用してしまうと、快適さではなくストレスを感じる原因になってしまうのです。
日々使うものだからこそ、デザインに気を配ることが必要でしょう。
オフィス作業において、メモ帳はアイデアの整理や情報の迅速な記録に欠かせないアイテムです。
メモを取ることで、頭の中にある情報や考えを整理し、記憶に定着させることができます。プリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校の研究によると、情報を長い期間記憶する場合、パソコンでメモを取るよりも手書きでメモを取る方が良い結果が出ることが示されています。
また、コクヨ株式会社の下地寛也氏によると、手書きメモのメリットとして「複数のメモを一覧で確認できる」「文字の大きさや装飾を自由に変更できる」といった点が挙げられており、このメリットにより考える力を伸ばす手助けがなされ、創造性の向上に役立つことが語られています。
メモ帳は情報の整理、記憶の定着、そして創造性の向上に役立つことから、オフィス作業において重要なツールであると言えるでしょう。
付箋は、タスクの可視化や情報の一時的な共有に適した、オフィスに必須の文房具です。
付箋を使用することで、タスクやアイデアを視覚的に整理することができます。タスク管理ツールのJootoによれば、付箋を用いたプロジェクト管理は、進捗状況を可視化できると共に、状況を俯瞰的に見ることでより冷静な判断に役立つとされています。
付箋を1冊のノートに貼り付けてまとめた「付箋ノート」の専門家である坂下仁氏は、「付箋ノート」を仕事で使うことにより、一覧性の向上やアプリに比べて素早い記帳の実現、付け剥がしが簡単なので不要なメモの廃棄が容易な点など、様々なメリットがあると述べています。
付箋は、タスクの可視化や素早い記帳に役立つとともに、プロジェクトにおける判断能力の向上に寄与する便利なアイテムです。
収納ポーチは、文房具や小物を整理し、作業スペースをクリアに保つために非常に有益です。
作業スペースが整理されていると、作業の集中力が高まることが多くの研究で示されています。プリンストン大学の神経科学者による研究によると、散らかった環境にいると、周囲の物理的な乱雑さが注意力を奪い、ストレスが増加することが示されています。
また、心理学教授のサビーネ・カストナー氏は、机の上が散らかっていると、目に入るものが多くなり視覚が混乱してしまい、その時間が長くなるほど認知機能が低下することを発見しました。
収納ポーチはデスク周りの整理整頓に役立つだけでなく、集中の妨げになる乱雑さを回避し、オフィスでの作業におけるストレス軽減に繋げることができるでしょう。
ここまで、文房具を適切に利用することによる仕事へのメリットをご紹介しました。
しかし、文房具はあくまで「小物」です。作業効率の向上に良い影響を与えるものの、その効果は劇的とまではいえません。
文房具とあわせ、より大きな効果を狙うなら、オフィスのレイアウト変更といった大掛かりな作業も手段の一つでしょう。
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文房具は、オフィス環境を整え、仕事の質を向上させる手助けをしてくれます。また、文房具をきっかけにしたコミュニケーション発生も期待でき、職場環境の改善に繋げることも可能です。
その際、自分にあった適切な文房具を選択することも大事です。見た目や使い心地、大きさといった要素にも拘ることで、文房具のメリットをより活かすことができるでしょう。
また、おすすめの文房具として「メモ帳」「付箋」「収納ポーチ」の3つにも触れました。これら3つの文房具は作業の効率化に役立つこと間違いなしで、社会人にとってはもはや必需品と言っても過言ではないでしょう。
今回の記事が、仕事における作業の質向上の一助となれば幸いです。
あのにます＠
2023年よりフリーランスライターとして活動。趣味はガジェットを買うこと、使うこと。
前職で叩き込まれた「顧客の期待を超えるお仕事を！」を合言葉に、情報発信のお手伝いができるよう日々研鑽しています。
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