オフィスでの効率的な仕事をするためには、整理整頓されたデスク環境が欠かせません。しかし、忙しい日々の中でつい散らかしたままになってしまうこともありますよね。
本記事では、デスクが散らかる原因や整頓することのメリット、散らかっていることで引き起こされるリスクについて説明します。さらに、デスクの整頓方法や整頓に役立つ道具、具体的なテクニックについても紹介します。
快適なオフィス環境を手に入れ、仕事の効率を高めましょう！
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
整理整頓されたデスク環境は、効率的な仕事のために欠かせません。
まずはデスクの環境がもたらす影響についてご紹介します。
整理整頓されたデスクには複数のメリットがあります。
・ストレスが溜まりにくい
・集中力が向上する
・作業効率が向上する
・信頼性が向上する
整理整頓されたデスクは無駄な動きがなくなるため仕事のスピードを向上させ、ストレスを軽減する効果があります。また、綺麗にまとまった環境により心理的な安定感をもたらし、集中力を高める効果もあります。
さらに、デスクが整頓されていると物の位置が明確になり、必要なものをすぐに取り出すことができるため作業効率が向上します。
それだけでなく、整頓されたデスクの環境によって周囲の人にも好印象を与え、自身の信頼性を高めることができます。身の回りを綺麗に整頓している人と散らかしている人では、前者の方を信頼したくなりますよね。つまり、デスクが綺麗な人の方がチャンスが回ってくるとも捉えられるのです。
たかが整頓と思ってしまいがちですが、デスクの環境によって周囲との関わり方も変わってきます。
散らかったままのデスクは仕事の効率を低下させるだけでなく、トラブルを引き起こす可能性があります。デスクを散らかしたままでは大事な書類やツールが見つからない可能性があり、重要なタスクの遅延やミスにつながることも考えられます。
また、散らかったままのデスクでは目に入る情報が多くなり、脳が余計な刺激を受けて疲れてしまいます。疲労によるストレスで疲れやすくなることにより判断を鈍らせてしまうことも。
デスクが散らかっていると必要な文具がすぐに見つけられず、無くなったかと思って余分に買い足してしまうこともあるでしょう。
さらに、散らかったデスクは清掃が困難で、ホコリや菌の繁殖の原因にもなり得ます。健康面にも影響を及ぼす可能性も考えられるのです。
デスクの整頓方法は個人の好みや作業スタイルによって異なりますが、いくつか押さえておくべき基本的なポイントがあります。
1. 定期的にデスクを整理し、不要な物を処分する
2. 書類や文具を分類して収納し、必要なものを簡単に取り出せるようにしておく
3. デスクトップのスペースを最大限に活用するために、収納グッズを上手に利用する
4. 整理整頓したデスクを維持するために、毎日のルーティンとして整理整頓を習慣にする
デスクの散らかり具合にもよりますが、まずは整頓を始める前に不要なものを処分したり片づけたりといった作業から始めることをおすすめします。
断捨離と整頓は、デスク周りやオフィス環境を改善する上で重要な要素です。
では、これらの概念の違いや意味、そして実践方法について見ていきましょう。
まず、断捨離と整頓の違いを理解することが重要です。
断捨離は不要な物を見極め、積極的に手放すことを意味します。つまり、デスクやオフィスに不要な物がある場合、それらを徹底的に整理し必要なものだけを残す作業です。
一方で整頓は、物を整えてその状態を保つことを指します。つまり、デスク上や周囲のスペースをきれいに保つことで効率的な作業環境を整えることです。
断捨離と整頓を実践するためには、以下のポイントを参考にしてみてください。
断捨離の実践方法
・不要な物の見極め：
デスク上や収納スペースにある物を一つずつ見直し、使わない物や必要でない物を見極めましょう。
・使っていない物の処分：
不要な物は捨てる、寄付する、またはリサイクルするなど、適切な方法で処分しましょう。
・必要かどうかを問い直す：
物を手放す際に「今後本当に必要になるか」「本当に使う機会があるか」などを問い直し、客観的に判断しましょう。
整頓の実践方法
・全ての物に定位置を設ける：
デスク上や収納スペースに、物の定位置を設定し、使った後は必ず元の場所に戻す習慣を身につけましょう。
・定期的な整理整頓：
週に一度など定期的にデスク周りの見直しを行い、不要な物を取り除きましょう。
・収納グッズの活用：
整理整頓に役立つ収納ボックスや引き出し整理ケースなどのアイテムを活用し、効率的な収納を心掛けましょう。
物の整理方法には、知っておくとやりやすくなるポイントがあります。個人の好みやライフスタイル、業種によって異なりますが、まず、分類やカテゴリごとに整理することで、物の管理がしやすくなります。また、整理した物を活用するために、収納方法や収納場所を工夫することも大切です。
さらに、使用頻度や必要性を見極め、必要な物と不要な物を判断しましょう。
例えば展示会などでノベルティとしてペンなどをもらうこともあるかもしれませんが、「いつか使うかもしれない」と取っておいて放置されているのであれば、思い切って処分してしまった方が良いかもしれません。
ここからはより具体的な整頓テクニックをご紹介します。
日々の整頓ルーティンに取り入れてみてくださいね。
押し出しファイリングとは、経済学者の野口悠紀雄さんが提唱する書類の整理方法です。
書類を保管する箱や棚を設置し、関連する書類をひとまとまりごとに封筒にまとめ、右から左に『立てて』収納します（封筒はA4がすんなり入る「角形2号」サイズがおすすめです）。使用した書類は、収納の際には一番左に置くようにします。
つまり、ファイルが利用日時順にソートされていくことになります。自ずと良く使うファイルは左の方に集中していきます。こうすることで書類を探す時間が短縮され、必要な書類へのアクセスが容易になります。書類を探すときには左側から探しましょう。「この書類よりは最近に触っていた」などと判断できるため、捜索範囲を狭めることが可能です。
重要なのは、書類を保管しておく空間を一か所にしておくことです。置き場所を一か所のみにしておけば、その場所だけを探せば書類の有無をすぐに判別することができます。
押し出しファイリングの活用で気を付けるべき点は、複数人での整理には適していないということです。複数人が使用すると時間軸でのソートが上手く働かなくなってしまいます。個人での運用にはとても効果的なので、ご自身のデスク整理に活用してみてください。
本棚が準備できない場合、キャビネット下段に奥から手前で並べてもいいですね。
上記の「押し出しファイリング」と共に活用できるのがこの「3段トレイ活用法」です。
正式なファイリング前に利用するワンクッション的な存在です。
「上段に『とりあえず置くもの』、中段に『ファイリング待ちのもの』、下段に『シュレッダー待ちのもの』を入れる」とルールを決めます。書類が発生した際は、ファイリングが必要だと明確なものを中段に、おそらく不要なものを下段に、すぐに判断が付かないものを上段に収納します。
毎週決まった曜日に3段トレイの整理を行いましょう。まず下段のシュレッダー待ちの書類を確認し、不要なものはシュレッダーにかけます。次に上段の書類を確認し、ファイリングが必要なら中段へ移動、それ以外は下段へ移動させます。残った中段の書類を分類ごとにファイリングして収納して整理完了です。
一見手間がかかるように見えますが、時間をおきながら必要なものなのかの確認ができるため、安心して書類の断捨離、整頓が可能になります。書類を捨てていいのかすぐに判断ができない、捨てるのが不安な方に特におすすめの方法です。
3段トレイよりもシンプルに運用したいなら「見極めBOX」の設置がおすすめです。見極めBOXを提唱しているのはオフィス・家庭用の文具を企画・製造販売する株式会社キングジムです。
物をドサッと入れられる大きめの箱「見極めBOX」を用意します。捨てるかどうか迷った物が出たときは、とりあえず見極めBOXに入れます。その物が必要になったら見極めBOXから取り出して使用し、使用後は正規の収納場所に戻します。見極め期間が過ぎたら、見極めBOXの中身をすべて処分します。見極め期間は1週間、1か月など自由に決めることができます。
見極めBOXの利点は、書類だけでなく文具など「物」の整理も一緒に行えることです。取捨選択が苦手な方にぜひ試してみていただきたい方法です。
デスク上の必要なアイテムを効率的に配置するためには、以下の方法が効果的です。
まず、使用頻度の高い物はデスク上に置き、使用頻度の低い物は引き出しや収納スペースに収納しましょう。物を使う順番や役割に応じて配置することで、作業効率を向上させることができます。
引き出しの中は細かく区切って部屋を作ることで、文具の定位置を作ることができます。部屋があれば引き出しの開閉によって散らかることがないため、必要なものをストレスなく取り出すことが可能です。
また、区切って文具の定位置を明確にすれば、使ったものは自ずとその定位置に戻すことになるので、整頓の習慣づけにもなりますよ。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
個人のデスク周りを改善していくと、オフィス全体の整理整頓も気になってくるかもしれません。
オフィスの散らかりを根本から改善したいなら「法人専門内装プロ」にお任せください。
法人専門内装プロは大阪市7区（）限定でオフィスの内装に関するあらゆるサービスを提供しています。
ヒアリングをもとに使い勝手のいい空間を提案、施工してくれます。壁面棚の設置やオフィスのレイアウト変更も可能です。また、不用品の回収も行っているので、整頓前の断捨離が必要でも安心です。
オフィスの整理整頓で快適な業務環境を目指したいなら、ぜひ一度お問い合わせしてみてくださいね。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
デスク周りの整頓は、オフィスでの作業効率や従業員の生産性に直結します。断捨離と整理整頓を実践し、必要な物を見極め、定期的にデスク周りの見直しを行うことが重要です。
また、効果的な収納法や整頓テクニックを活用することで、探し物によるストレスを軽減し、快適なオフィス環境を手に入れることができます。
オフィス全体の整頓も行い、企業全体でモチベーションや仕事の質を向上させてくださいね。
だいず
寝ることと食べることが大好き。おかげで横に大きくなりました。
福井育ちの大阪在住、福井弁と大阪弁のバイリンガルです。
訪れてくださった読者様に分かりやすい文章をお届けします。
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