働き方の多様化とともに、オフィスの形態や在り方も少しずつ変化してきました。
その中で注目を集めているのが「タッチダウンオフィス」や「タッチダウンスペース」です。
あまり聞き馴染みのない言葉かもしれませんが、これらを導入することで従業員が抱える問題を解決してくれるかもしれません。
この記事ではタッチダウンオフィス・スペースの概要を説明し、そのメリットや導入の注意点なども紹介します。
ぜひ最後まで読んでタッチダウンオフィスについて理解しましょう！
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
タッチダウンとは直訳すると「到着・着陸」といった意味ですが、ビジネスシーンでは一時的に仕事をする場所、という意味合いで使われます。
「タッチダウンオフィス」は自社のオフィスの外にあるもので、外出中・出張中の従業員が一時的な作業をするためのスペースを指します。
一般的には主要な駅の近くや営業先の近くに設置され、移動の手間を省くことができます。
一方「タッチダウンスペース」は一般的にオフィス内に設置されたものを指し、オフィス内の従業員や出張者、他の拠点の従業員が自由に利用できるスペースです。
カフェスペースやリフレッシュスペースとは違い、仕事場でありながらも垣根を超えたコミュニケーションが取れる場でもあります。
こういったタッチダウンオフィス・スペースは、テレワークの拡大に伴って広まってきました。
より業務の生産性を上げたい、従業員のコミュニケーションを促進したい、働き方の柔軟性を高めたいという企業にとって魅力的な選択肢となっています。
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースの導入は、企業にとって大きなメリットがあります。
以下のメリットが企業にとってプラスになるようであれば、ぜひとも導入を検討してみましょう。
タッチダウンオフィスがあれば、出先から都度オフィスに戻らずに仕事を進めることができます。
カフェやレンタルスペースのようなスポットを探す手間も省けるので、スキマ時間を効率的に業務にあてることが可能です。
また、タッチダウンオフィスには最低限仕事をするのに必要な設備を整えているため、仕事がしやすい環境が整っています。
オフィスを離れて仕事をする従業員が多い企業はタッチダウンオフィスを作ることにより、さらなる業務効率化が進むことでしょう。
新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が急速に進み、今現在も実施している企業は多いかと思います。
タッチダウンオフィスはテレワークがメインの従業員にとっては良い気分転換になります。
自宅が最適な職場環境でない場合も多いですが、タッチダウンオフィスを利用すれば快適で新鮮な環境で業務を行うことができ、生産性の向上、業務の効率化にもつながります。
フレキシブルな働き方を推進する企業にとってはありがたい場所になりうるでしょう。
タッチダウンオフィスだけでなく、オフィス内にあるタッチダウンスペースはあらゆる従業員が利用できる、いわばフリーアドレス的な空間です。
ここでは部署や拠点を越えたコミュニケーションが生まれるので、普段関わることがないような従業員との交流が生まれます。
従業員同士のコミュニケーションはモチベーションの向上だけでなく、新しいアイデアが生まれやすい状況を作ってくれます。
テレワークの増加で従業員同士のコミュニケーション不足が懸念される中、タッチダウンオフィスやスペースは従業員のコミュニケーション増進に一役買ってくれることでしょう。
タッチダウンスペースは個人がパソコンを持ち込んで仕事ができるだけでなく、ちょっとした会議や雑談、リフレッシュスペースとしても使うことができます。
誰もが使える自由な空間がひとつあるだけで、多様な使い方ができるのが魅力です。
また、会議室やリフレッシュルームを別途作る必要が無くなる場合もあるので、オフィス内のスペース不足解消にも貢献してくれます。
スペースコストを省きつつも多くの可能性を秘めているのがタッチダウンスペースなのです。
タッチダウンオフィス・スペースがとても魅力的に思えてきましたよね。
では、どのような流れで導入するのかを1つずつ細かく見ていきましょう。
まずはどういった場所に設置するのかを検討します。
社外に作るのであれば、主要な駅や営業する機会の多い場所の近くなど、従業員にとってアクセスの良い場所がおすすめです。
社内のタッチダウンスペースは、あらゆる従業員が通りやすいエントランス付近やカフェスペース付近が良いでしょう。
なるべく多くの従業員が気軽に使いやすい場所を検討しましょう。
場所が決まったら、そのスペースに必要な家具や配置を考えます。
従来のオフィスのような画一的な配置ではなく、様々な使い方ができるような配置がおすすめです。
デスクの大きさや形、パーテーションやスタンディングデスク設置なども考えられます。
なるべく従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなる設計がいいでしょう。
もちろん、オフィス家具のみならずオフィス内の設備も整えなければなりません。
ネット環境は当然ながら、コンセントやプリンター、ちょっとした文房具などを揃え、誰も仕事がしやすいような状態にしましょう。
従業員がパソコンを持ってきたらすぐに仕事ができるような環境作りが必要です。
導入が決定し、利用可能になる日程も明確になったら社内に告知をします。
その際に、利用上のルールや目的などを明文化して周知させることはとても大切です。
特にセキュリティの問題に関しては、ルールが明確でないと大きな問題に繋がりかねません。
また目的がはっきりしないと、ただのリフレッシュルームとして利用されたり、限定された人しか使わない環境になってしまったりします。
十分に目的やルールを練った後に周知をするようにしましょう。
タッチダウンオフィスやスペース導入にあたっていくつか注意すべき点があります。
以下の点をチェックして、適切に導入を検討しましょう。
タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースは、誰もが使える空間であるという利点があります。しかし、逆に言えば誰も使っていない状態もありえます。
導入するにあたっては、利用者の数や頻度とコストが見合っているのかどうかをしっかりと吟味しないといけません。
月に何人程度の利用者がいて、利用回数はどれくらいあるのか。
導入によって従業員の満足度は上がるのか。
業務の効率化が進み、業績に貢献できるのか。
こういった点を事前に計算しておくことは必須といえるでしょう。
想定だけではデータが取りづらい場合もあると思いますので、そういった場合はレンタルルームやシェアオフィスから始めてみてもいいかもしれません。
それらの利用者数や利用者からの意見を参考にしつつ、導入に踏み切るのも一つの手でしょう。
タッチダウンオフィスは誰もが使える空間だからこそ、十分なセキュリティ対策が必要です。
同じ社内であっても漏れると問題に繋がってしまう情報もあります。
また、外部の人も近くを通ってしまうような環境であればより一層の注意が必要です。
こうしたセキュリティ上のリスクを回避するためにルール作りを徹底することがとても大切です。
機密情報、社外秘の情報はタッチダウンオフィスでは扱わないようにする、タッチダウンオフィス内での業務の内容を固定するなど、それぞれの企業にあったルールを設定しましょう。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
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タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースはフレキシブルな働き方を推進することができ、社内満足度や作業効率を向上させてくれるでしょう。
導入する際には、こちらで紹介した流れや注意点を意識しましょう。
もし分からないことがあれば、専門家に相談することもおすすめです。
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タッチダウンスペースの導入はもちろんのこと、オフィス内装に関して困ったことがあればいつでも相談してみてください！
ぎょうざ
個人でライティング業をやっている兼業ライター。
ライター歴は5年。 心理カウンセラーの資格も持っています。
読者様に寄り添った記事をお届けします。
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