オフィスにある紙や書類の管理はできていますか？
あらゆるところでDX化が進む昨今、オフィス内の紙の管理も見直されてきています。
そこで知っておくべきことが「ファイルメーター」です。
ファイルメーターとはオフィスにおける紙の物量を示す単位です。
紙が多いとオフィスの移転や改装に際して邪魔になるだけでなく、レイアウトの変更も自由にできません。
ファイルメーターについて知識を入れて、ペーパーレス化を進めるきっかけにしましょう！
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ファイルメーター[fm]とは、紙の物量を示す単位です。
A4サイズの用紙を1m積み上げた量を1ファイルメーターとします。紙の質や種類によって若干の違いが出てしまいますが、そういった誤差は考慮しません。
ファイルメーターは、基本的にオフィス内にある書類などの数を把握するために使います。オフィス内のファイルメーターを把握することで、オフィスの移転や改装をする際に、レイアウトや棚の設置などに関する検討の材料に使うことができます。
また、ここ最近ではオフィス内のDX化が進んでおり、ペーパーレス化を推進する動きも生まれています。ペーパーレス化をしていく際の1つの基準として、ファイルメーターを活用する組織も数多くあり、昨今話題にも上がるようになった考え方でもあります。
1ファイルメーターはA4サイズの紙を1m積み上げた量だと説明しましたが、いちいち紙を重ねてファイルメーターを測るのはとても大変です。
そこで、ファイルメーターを概算するための計算式をお伝えしましょう。
収納棚の横幅100cmを1fmとして
収納棚の横幅×収納棚の段数＝ファイルメーター
オフィスにおいては、この計算式でファイルメーターを導き出すのが一般的です。
例えば、横幅100cm・段数8段の収納棚の場合は
1×8＝8ファイルメーター
横幅80cm・段数5段の収納棚の場合は
0.8×5＝4ファイルメーター
となります。
この際に、収納棚の奥行きは考えないものとします。
この計算式を使い、オフィス内のファイルメーターを計算してみましょう。一般的には従業員1人につき2.5ファイルメーターが平均値だとされています。もしペーパーレス化を進めたいのであれば、この平均値以下のファイルメーターを目指してみましょう。
ファイルメーターを使って紙の物量を把握することは、オフィス作りに大きく貢献してくれます。ファイルメーターの具体的な活用方法をいくつか紹介しましょう。
オフィスのペーパーレス化を進めるなかで、ファイルメーターを使えば明確な目標を設定することができます。「現状100ファイルメーターあるから、60ファイルメーターまで削減しよう」といったように、数値化をすることで基準がはっきりとします。
ファイルメーターを活用することで、明確な現状把握と目標設定ができ、ペーパーレス化を効果的に行うことができるでしょう。
オフィス内のファイルメーターが分かれば、設置する棚の数や倉庫の広さなども明確になります。そうすることで無駄な出費や手間を減らすことができ、総合的にコストを削減することができます。
企業において、金銭的なコストや時間的・空間的なコストを削減することは、業務の効率化に大きく影響します。ファイルメーターの活用は企業の将来的な業績にも影響し得る要素なのです。
オフィスの移転や改装を考えている人にとって、ファイルメーターの活用は必須といえるでしょう。紙の量を数値化することで、紙を置くスペースをどの程度確保するのか、棚はどれほど必要でどんなレイアウトにするのか、といったことを顕在化することができます。
このコラムをご覧になっている方は、オフィスの移転やオフィスの内装変更を検討されている方が多いことでしょう。移転や改装の前にファイルメーターを活用して、オフィス内の紙の量を明確にしておきましょう。
ファイルメーターの活用はオフィスにとってさまざまなメリットがあり、ペーパーレス化を進めるうえで重要な指標となることは理解できたかと思います。
ではここからは、オフィスのペーパーレス化の進め方を簡単に解説します。ファイルメーターを活用しながら、以下の手順でオフィスのペーパーレスを実施してみましょう。
まずはオフィス内にある書類をチェックして、分類をします。コピー用紙、裏紙、契約書、機密文書…などさまざまな書類がオフィス内にあるかと思います。全ての書類がチェックできたら必要なものと不要なものを仕分けて、不要なものは思い切ってすぐに処分します。
ためらわずにすぐに処分することで、大きくペーパーレスを進めることができるでしょう。
分類して処分をする中で、顧客や従業員の個人情報や、社外秘の文書なども出てくることでしょう。それらは特定の場所に保管したり、バックアップをとったりして、慎重かつ厳重に扱う必要があります。
社長や管理職の人が1人だけで管理するのではなく、2人以上の人が関わりダブルチェックをしながら管理をすると良いでしょう。
オフィス内の書類を分類した中で、紙媒体ではなくデータ化しても問題ないものはすぐにデータ化しましょう。書類作成ソフトや表計算ソフトに書き換えることでデータ化しても良いですし、スマホなどで紙を撮影することでPDF化できるアプリなどもあります。書類の内容も含め、それぞれの組織に合った方法で文書をデータ化していきましょう。
また、データ化した書類は共有ソフトやクラウドサービスを利用して管理するのもおすすめです。そうすることであらゆる従業員が簡単に書類にアクセスすることができ、すぐに確認することができます。
また、機密文書など特定の人しか見ることができないものに関しては、アクセス権を設定することで誰しも見られる状況を避けられます。
ペーパーレス化を効率的に進めることのできるソフトやアプリは数多く存在します。それらを活用して、オフィス内のペーパーレスを推進しましょう！
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
ファイルメーターを活用してペーパーレス化を進めたら、オフィスの環境も大きく変わることでしょう。内装のリフォームをして、オフィスの環境を整えたいなら「法人専門内装プロ」がおすすめです！
法人専門内装プロは多くの法人のオフィスの内装工事をしてきた経験から、それぞれの組織に合った内装を提案することができます。
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| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
ファイルメーターはオフィス内にある紙の物量を示す指標であり、現状を把握したり、目標値を設定したりするうえで大きな力になります。
また、ファイルメーターを活用することで、オフィス内のあらゆるコストを削減できるだけでなく、ペーパーレス化にも役立てることができます。
当記事で紹介した方法を参考にしながらオフィス内のファイルメーターを測定して、ペーパーレス化を推進してみましょう。
ぎょうざ
個人でライティング業をやっている兼業ライター。
ライター歴は5年。 心理カウンセラーの資格も持っています。
読者様に寄り添った記事をお届けします。
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