企業の利益を高めるために、業務の効率化は重要な課題です。その一環として、古くから使用されているFAXの廃止が注目されています。
本記事では、FAXを廃止することで得られるメリットや、廃止を決断する際の注意点について解説しています。FAXの廃止を検討している担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
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FAXの廃止に踏み切る企業も増えていますが、FAXの廃止には実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは、FAXを廃止する具体的なメリットについて確認していきましょう。
FAXを廃止することでペーパーレス化が進むメリットがあります。ペーパレス化は、印刷や設備のメンテナンスにかかるコストを下げられる点が魅力です。
また、電子データとして管理することで、文書の保存や検索が容易になり、書類の紛失リスクも減少するでしょう。
これにより、紙を収納するためのスペースの節約や管理コストの削減ができ、効率的な業務運営が可能になります。
FAXを廃止すると、送り状の作成や送信前の連絡など、FAXに関連する煩雑な作業が不要になります。その結果、これまでFAX業務に割かれていた時間をほかの業務に充てられるため、業務効率が向上します。
また、デジタルツールを活用することによって、情報の共有や確認が迅速に行えるようになり、業務のスピードアップ効果も期待できるでしょう。
FAXで送信された内容は、オフィスにアクセスできる人なら誰でも確認できるため、セキュリティ面でのリスクがあります。FAXを廃止してクラウドで管理することで、閲覧制限の設定ができるため、機密情報の漏洩リスクを低減できるでしょう。
また、アクセスログを記録することで、誰がいつ情報にアクセスしたかの追跡もできるようになるので、さらなるセキュリティの強化につながります。
FAXはオフィス内でのみ送受信が可能なため、FAXの利用がテレワークの妨げとなっているケースがあります。FAXを廃止してデジタルツールに切り替えることで、オフィスに出社せずとも書類の送受信が可能となるため、テレワークを推進する環境が整います。
これにより、柔軟な働き方が実現し、従業員のワークライフバランスが向上すると同時に、通勤時間の削減による生産性向上も期待できるでしょう。
実際にFAXを廃止するには、いくつか注意しなければいけない点があります。続いては、FAXを廃止する際の注意点について確認していきましょう。
FAXを廃止する際には、取引先の都合を考慮することが重要です。多くの企業が未だにFAXを利用しているため、取引先がFAXを主要な通信手段としている場合、いきなり廃止に踏み切ると業務に支障をきたす可能性があります。
そのため、FAXの廃止を検討している場合は、事前に取引先と相談し、必要な場合は代替手段を取り入れるなどの対応を行いましょう。お互いに合意したスケジュールでFAXの廃止を進めて、業務が滞らないように注意を払うことが重要です。
FAXを廃止してペーパーレス化を進めるにあたって、電子帳簿保存法への対応など、業務の見直しが必要になります。
ほかにも、これまでFAXで行っていた文書の送受信や確認作業を電子メールやクラウドサービスに置き換えるための手順を整備する必要があったり、従業員に対して新しいツールの使用方法を教育し、必要なスキルを習得させたりすることも必要です。
さらに、デジタル化に伴ってセキュリティ対策やデータ管理方法の見直しも必要になるでしょう。
FAXを廃止するのであれば、FAXの代わりとなる通信手段が必要になります。FAXの代わりとして使用できるツールについて確認していきましょう。
FAXを廃止する際の代替手段としておすすめなのがチャットツールです。チャットツールを導入することで、FAXよりも気軽にやり取りができ、リアルタイムでコミュニケーションが取れるようになります。
さらに、グループチャットの作成もできるので、プロジェクトごとや部署ごとで、情報共有が迅速に行えます。また、過去のやり取りを簡単に検索できるため、情報の伝達ミスが起こりにくくなるメリットもあるでしょう。
これにより、コミュニケーションの効率化と情報管理の一元化が実現でき、業務の生産性が向上します。
インターネットに接続することで利用できるインターネットFAXも代替案として有効です。インターネットFAXは、インターネット接続を通じてFAXの送受信を行うため、パソコンやスマートフォンから内容を手軽に確認できるのが特徴です。
これにより、オフィス外でもFAXを確認したり送信したりできるため、テレワークや外出先での業務が円滑に進みます。また、紙を使わないためペーパーレス化が進み、コスト削減にも繋がります。
さらに、従来のFAXと同様に受信した文書をプリントアウトすることも可能で、必要に応じて紙媒体での確認ができる点も魅力です。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
業務の効率を上げるためには、オフィスの見直しも重要です。例えば、オフィスのレイアウト改善では、従業員がスムーズに移動できるようになり業務の流れを効率化できます。
法人専門内装プロなら、最短1日でオフィスの内装を希望通りにリノベーション可能です。また、ペーパーレス化に伴ってオフィスのインターネット回線を改善したい場合も、ネットワーク工事に対応している法人専門内装プロはおすすめです。
オフィスの環境を見直すことで、業務効率が向上し、生産性の高い職場を実現できるため、ぜひFAXの廃止とあわせてオフィスの見直しも検討してみてください。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、FAXの廃止によって得られるメリットや、廃止の際に注意すべきポイントについて紹介しました。FAXは未だに多くの企業で取り入れられている通信手段ですが、本体や用紙のコストがかかる点や、オフィスにいないと内容をチェックできない点がデメリットとして挙げられます。
ペーパーレス化や業務効率の向上、テレワークの促進といったメリットを享受するためには、FAXの代わりとなるツールの導入が必要です。しかし、FAXの廃止には取引先との兼ね合いや業務の見直しが必要になるため、慎重に検討しましょう。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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