従業員がタイムカードを押し忘れると勤怠管理の手間が増えてしまうため、なにかしらのペナルティを検討している企業もあるでしょう。
しかし、タイムカードの押し忘れによるペナルティは法的に問題が発生する場合があります。本記事では、タイムカードの押し忘れによるペナルティの問題点や、押し忘れを防ぐ具体的な対策について解説しています。
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タイムカードの押し忘れを理由として、従業員に罰金を課すことはできるのでしょうか。タイムカードの押し忘れによる罰則についての法律は存在していないため、原則として企業側が罰則に関する判断を行う必要があります。
しかし、罰則として罰金を強要するのは労働基準法第16条に抵触する恐れがある点に注意が必要です。
労働基準法第16条では、労働者に対して違約金や損害賠償金を予定した契約をしてはいけないと定められており、罰金はこの法律に触れる可能性があります。そのため、タイムカードを押し忘れたことに対する罰則として、罰金は課さないようにするのが無難です。
罰金は労働基準法第16条に触れる可能性があると紹介しましたが、数回の押し忘れではなく常習的な押し忘れが発生しており、指導しても改善しない場合もあるでしょう。
そのようなケースでは、懲戒処分としてペナルティを課すことは可能です。特に、タイムカードの押し忘れは事務作業の手間を増やすことになるため、企業の不利益となります。
企業側が押し忘れによるペナルティを明示して労働者に共有している場合は、職場規律違反として懲戒処分を課せます。
しかし、数回程度の押し忘れや、ペナルティの事前明示がない場合は、罰金が不当な処分として認められる可能性もあるため、注意は必要です。
タイムカードの押し忘れが常習的に発生してしまう場合は、会社として対策を講じる必要があります。タイムカードの押し忘れを防ぐ効果的な対策について確認していきましょう。
タイムカードは目の届かない場所にあると押し忘れが発生しやすくなります。そのため、押し忘れが頻繁に発生する場合には、設置場所を見直すことが必要です。
タイムカードの設置場所は、出勤や退勤時に必ず通る場所や目につく場所がおすすめです。例えば、オフィスの入り口やロッカールームの近くに設置することで、従業員がタイムカードを見逃しにくくなるため、押し忘れを防止できます。
また、わかりやすい場所にタイムカードが設置されていたとしても、周囲が混雑していれば、後で押そうとして忘れてしまうこともあるため、機械を複数個用意したり、混雑しにくい場所に設置したりすることも大切です。
タイムカードの押し忘れを防ぐためには、アラームや社内放送などでリマインドを行う方法が効果的です。勤務開始前にオフィス内でアラームを鳴らすことで、従業員にタイムカードを押すことを意識付けできます。
また、打刻を促す社内放送を始業前や終業後に行うことも有効です。さらに、従業員個人のスマートフォンやパソコンにリマインド機能を設定してもらうことも、押し忘れを防止するための対策となるでしょう。
出勤時や退勤時に、タイムカードを押していない従業員がいたら、従業員同士で声掛けすることで押し忘れの防止につながります。また、声掛けは入社直後などタイムカードに慣れていない従業員のサポートにもなります。
ただし、押し忘れている従業員のタイムカードを代理打刻する行為は不正につながる可能性があるため、打刻は必ず本人が行うようにしましょう。
タイムカードの押し忘れを防ぐために、定期的に定例ミーティングや社内メールで注意を促すのも効果的です。例えば、月初や週初めにリマインドを行い、全員に打刻の重要性を再確認させる機会を設けるとよいでしょう。
このような取り組みは、従業員にタイムカードを押すことを意識させ、継続的に注意喚起できます。また、押し忘れが発生した場合の対処法も併せて共有することで、未然に防ぐだけでなく、問題が発生した際の迅速な対応も可能になります。
タイムカードの押し忘れを防ぐために、勤怠管理システムを導入するのも効果的です。根本的なシステムの見直しとして、クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、ICカードやスマホアプリを利用して打刻を管理できるようになります。
これにより、従業員のタイムカードの押し忘れが減るため、正確な勤怠の記録が可能です。また、クラウド型システムを導入することで、事務処理の手間も軽減され、業務効率も向上するでしょう。
タイムカードを押し忘れてしまった場合や打刻後に残業が発生した場合は、直属の上司に報告し、修正を依頼する必要があります。修正は正確な内容を反映させなければいけないため、修正する側は本人やほかの従業員から聞き取りを行い、実際の退勤時間と相違ない時刻を記載しましょう。
なお、聞き取りによる事実確認が難しい場合は、チャットやパソコンのログイン履歴をチェックするのも有効です。また、予期せぬトラブルを防ぐためにも、修正後の勤務時間で正しく給与計算が行われているかを、給与明細で確認するよう従業員に指導しておくことも大切です。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
タイムカードを廃止して勤務管理システムを導入するなら、法人専門内装プロがおすすめです。
法人専門内装プロでは、オフィスのドアに入退室管理システムを導入する工事に対応しているため、依頼することでオフィスに入退室した情報をクラウド上で管理できるようになります。
これにより、わざわざタイムカードを押す必要がなくなるため、押し忘れのトラブルも発生しません。また、勤怠管理システムの導入によってオフィスのセキュリティ向上にもつながるので、導入を検討している場合は、ぜひ法人専門内装プロをチェックしてみてください。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、タイムカードの押し忘れによるペナルティを与える際の注意点や、押し忘れを防止する対策について紹介しました。タイムカードの押し忘れによる罰金などのペナルティは、労働基準法違反に抵触する可能性があります。
そのため、企業側は押し忘れた従業員にペナルティを与えるのではなく、適切な対策を講じることが大切です。タイムカードの設置場所を見直したり勤怠管理システムを導入したりして、効果的な対策を探してみてください。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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