オフィスのセキュリティを強化したり、アクセス管理を効率化したりしたい場合は、カードキーシステムの導入がおすすめです。カードキーとは、従業員にオフィス内へのアクセス権を与えるカードを指します。
本記事では、カードキーをオフィスに導入するメリットや、導入によって考えられる問題点について解説します。カードキーの導入を考えている担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
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オフィスで使用できるカードキーは、主に差し込み式とタッチ式の2種類があります。それぞれのタイプのカードキーの特徴について確認していきましょう。
端末にICチップが埋め込まれたカードを差し込むことで解錠ができるタイプのカードキーです。オフィス以外にもビジネスホテルや、マンションのエントランスなどでも採用されています。
タッチ式と比較して低コストで導入できるため、複数箇所に設置しやすいのがメリットです。
端末にカードをタッチすることで解錠ができるタイプのカードキーです。差し込み式と比較して少ない動作で解錠できるため、利便性に優れています。
また、タッチ式では専用のアプリをインストールしてスマートフォンと連動させることで、スマートフォンをカードキー代わりとしての使用も可能です。
オフィスにカードキーを導入することは、アナログの鍵と比較してどのようなメリットがあるのでしょうか。オフィスにカードキーを導入するメリットについて確認していきましょう。
従来の鍵の場合、紛失してしまうと第三者にオフィスへの侵入を許してしまう恐れがあります。しかし、カードキーであれば、紛失した際に対象のカードキーに与えられている入室権限を停止することで、第三者の悪用を事前に阻止できます。
特に、鍵は使用する人数が増えるほど紛失リスクは高まるので、規模の大きな会社では導入するメリットは大きいでしょう。
また、部屋ごとに権限を与えることで、誰がどのエリアまで入室できるのかの管理ができるのも魅力です。さらに、カードの複製も難しいため、従来の鍵穴タイプと比較して強引にセキュリティを突破されてしまうリスクも少ないでしょう。
鍵でオフィスを施錠していると、戸締りや朝の解錠を行う人が必要になるため、鍵を管理する手間がかかります。しかし、カードキーなら個人でオフィスへの出入りができるため、鍵の管理は必要ありません。
その結果、就業時間にオフィスの鍵をかけ忘れてしまったり、特定の人に鍵の開け閉めの負担がかかったりする心配がなくなります。
カードキーはアナログな鍵と比べて薄くて軽量なため、携帯しやすいのが利点です。財布やカバンの中でかさばることなく、コンパクトに収納ができます。
また、クレジットカードや身分証などと一緒に財布の中に仕舞っておいたり、首にカードキーを入れたホルダーをかけていたりしておくことで、カードを紛失してしまうリスクも減らせるでしょう。このような携帯性の高さから、カードキーは従来の鍵よりも利便性が高いといえます。
カードキーなら端末にかざしたり差し込んだりするだけで扉を解錠できるので、アナログな鍵よりも手間がかかりません。そのため、荷物で片手が塞がっている場合でも、解錠はスムーズに行えます。
また、カードキーを首からかけておくことで、解錠の際にわざわざポケットや鞄から取り出す必要がない点もメリットです。これにより、特に忙しい業務中でも迅速にオフィスへの出入りが可能になります。
カードキー端末の導入には、大掛かりな工事が必要ない点もメリットの一つです。導入する製品にもよりますが、端末は特殊なテープで扉に取り付けたり、ビスで止めたりする方法が一般的です。
これらの方法は、専門的な知識がなくても簡単な工具で取り付けができるため、従業員でもスムーズに設置作業を行えます。
また、業者に依頼したとしても短時間の工事で終わるため、オフィスの業務に支障をきたすことなく、迅速にセキュリティシステムを導入できるのも魅力です。これらの手軽さから、将来的にオフィスの移転やレイアウト変更があった場合にも、柔軟に対応ができるでしょう。
カードキーを使うことで、勤怠の管理ができる製品もあります。オフィスの解錠と同時に勤怠の登録もできるため、タイムカードのように手動での記録ミスや漏れを防止できます。
また、従業員が手動で勤怠の記録をする手間が省けるのもメリットです。自動的に出勤・退勤時間が記録されるため、集計作業を簡略化できるでしょう。
オフィスにカードキーを導入する際は、メリット以外にも発生する可能性のある問題点について考慮しておく必要があります。
オフィスにカードキーを導入する際の問題点について確認していきましょう。
カードキーを導入する際には初期費用が発生します。自分で取り付けられるタイプのカードキーであれば、大きなコストはかかりませんが、工事が必要となるような製品を利用する際は、業者に依頼するための工賃が発生します。
また、月額利用料としてランニングコストがかかる場合もあるため、導入にはどの程度のコストがかかるのかを事前に確認しておくことが大切です。
カードキーは薄く軽いため、落としてしまっても気づきにくく、そのまま紛失してしまうケースがあります。カードキーを紛失してしまうと、オフィスに不法侵入されてしまう可能性が発生します。
万が一紛失してしまったら、対象のカードの管理者権限を剥奪して、不正利用されないように対策しなければいけません。
無駄な手間を増やさないためにも、カードキーを導入する際は、従業員にカードの管理を徹底するように指導することが大切です。
カードキーは従来の鍵と違って、閉め出されてしまうリスクがある点に注意が必要です。カードキーではない場合、手元に鍵がないと施錠できませんが、カードキーの場合は、扉を閉めた段階で自動的に施錠がされてしまいます。
そのため、カードキーをオフィス内に置いたまま外出してしまうと、扉がロックされてしまい、オフィスを解錠する手立てがなくなってしまいます。
これは、カードキーを持ち運ぶ習慣がついていないうちに起こりやすいリスクです。閉め出されて余計な手間がかからないよう、カードキーは常に携帯しておくように意識しましょう。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
オフィスにカードキーを導入してセキュリティを高めたいなら、法人専門内装プロがおすすめです。法人専門内装プロでは、ドア・建具工事の一環として入退室管理システムの導入工事を依頼できます。
既存のドアに端末の取り付けができるのかや、導入費用やランニングコストはいくらかかるのかなど、専門知識を備えた担当者とコミュニケーションを取りながら、工程を進めていけます。
また、その分野に精通しているスタッフが担当するため、スピーディーに工事を終わらせられるのも魅力です。オフィスにカードキーの導入を検討しているなら、ぜひ法人専門内装プロをチェックしてみてください。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、オフィスにカードキーを導入するメリットや問題点について紹介しました。カードキーは、オフィスのセキュリティを向上させられる点や、持ち運びや解錠がしやすい使い勝手の良さがメリットです。
一方で、紛失や閉め出しのリスクがある点は導入前に考慮しておかなければいけません。それでも、システムの導入自体は比較的低コストで行えるので、オフィスの利便性や防犯性を高めたいと考えている場合は、前向きに検討してみるのもよいでしょう。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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