リモートワークの増加により、会議室に集まって行う従来の会議からWeb会議に移行する企業が増えています。Web会議を導入することによって、移動の手間が省けたり、参加者のスケジュールを合わせやすくなったりするなどさまざまなメリットがあります。
一方で、状況によっては対面式の会議が向いているケースもあるでしょう。本記事ではWeb会議を導入するメリットやデメリットについて紹介しているので、Web会議の導入を検討している担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
Web会議は場所を問わずに会議が行えるため、対面会議に比べて数々のメリットがあります。まずは、Web会議を行うメリットについて確認していきましょう。
Web会議を行う最大のメリットは、どこにいても会議ができる点にあります。従来の会議では、参加者が同じスペースに集まる必要がありました。
しかし、Web会議ならそれぞれが別の場所にいても通信環境があれば会議を行えるため、大人数が集まれるスペースを用意する必要がありません。その結果、会社に会議室が不足している場合でも空きを待たずに会議を進められるでしょう。
Web会議では指定の場所に集まる必要がないため、会場に向かうための交通費や移動時間のコストを削減できます。特に、遠方から会議に参加するとなると、交通費だけでも大きな金額となります。
そのため、会社が費用をもつ場合は、Web会議を導入することによって会社の負担を下げられるでしょう。
また、移動時間も必要なくなることで、会議のために業務がストップするケースも少なくなります。結果的に、コストの削減と業務効率アップの両面からメリットが得られるでしょう。
会議を開催するためには、参加者全員のスケジュールを調整する必要があります。従来のように一箇所に集まる必要がある場合は、特に遠方の参加者とのスケジュール合わせが難しくなります。
この課題は、Web会議の導入により解決が可能です。Web会議なら、場所に縛られることがないため、参加者のスケジュールが合わせやすい点がメリットです。これにより、普段は参加できないような方とも気軽に会議を行えるようになるでしょう。
Web会議では紙の資料が必要ないため、業務の生産性の向上が期待できます。従来の会議なら、参加者に紙の資料を配布して会議を進めていたため、作成した資料を印刷して冊子化する必要がありました。
しかし、Web会議なら資料をデータで共有するだけでよく、冊子作りの手間がかかりません。その結果、会議の準備にかかるコストを削減でき、ほかの業務の進行を妨げずにすむでしょう。
Web会議は利便性が高い一方で、いくつかの問題点もあります。続いてはWeb会議を導入するデメリットについて確認していきましょう。
Web会議のデメリットとして、快適な通信環境が必要になる点が挙げられます。通信環境が悪いと映像や音声が乱れたり、接続が遮断されてしまったりする可能性があります。
そうなると、会議の進行に滞りが出てしまうため、時間を有効的に使えなくなるかもしれません。また、映像や音声の乱れは、自分だけでなく相手の通信環境にも影響を受ける点にも注意しましょう。
Web会議だと相手の感情が読み取りにくく、コミュニケーションの障害となる可能性があります。対面では伝わる感情も画面越しでは伝わりにくいため、議論が白熱しづらくなります。
そのため、参加者に積極的に発言してほしい場面では、Web会議に物足りなさを感じてしまうかもしれません。
Web会議では対面会議よりも会話に入るタイミングが難しいため、発言を控えやすくなります。その結果、大人数の会議では議論に参加しない方も出てくるでしょう。
また、会話のタイミングが重なると音声が聞き取りにくくなってしまう点もデメリットの一つです。一方で、対面会議なら音声が聞き取りやすく会話にも入りやすいため、Web会議は対面会議よりも大人数の会議に向いていないといえるでしょう。
Web会議の恩恵を受けられるのはどのようなケースでしょうか。続いては、Web会議が向いているケースについて確認していきましょう。
参加者が遠方にいる場合は、Web会議が有効に使えます。対面会議なら参加者の交通費や移動の時間が発生するため、さまざまコストがかかるでしょう。
一方で、Web会議なら場所を選ばずに参加できるため、交通費や移動のコストを削減できます。特に遠方からの参加者が多い場合は、会社が負担する金額も大きくなるので、Web会議で済ませるのは、会社にとってもメリットが大きいといえるでしょう。
プロジェクトの進捗情報を共有する場合はWeb会議が最適です。プロジェクトを滞りなく進めるためには、定期的な情報共有が大切です。
しかし、毎回会議室を押さえて一箇所に集まっていると、移動のコストがかかります。Web
会議なら、場所を選ばず気軽にコミュニケーションを図れるため、短時間で終わるような情報共有の会議に向いているといえるでしょう。
Web会議の導入が進む昨今ですが、従来の対面会議が向いているケースもあります。続いては、どのようなケースで対面会議が向いているのかについて確認していきましょう。
参加者が初対面の場合は、お互いの人となりを知るためにも対面での会議がおすすめです。特に、採用面接の場などは、対面で話し合わないとわからない一面もあるでしょう。
ほかにも、新たなプロジェクトの初顔合わせ時なども対面会議が向いています。実際に顔を合わせることでプロジェクトの進行もスムーズになりやすいため、参加者が初対面の場合はなるべくWeb会議ではなく対面で会議を行うようにしましょう。
議論が白熱している場合は、対面会議がおすすめです。Web会議では、伝えたいことを100%相手に伝えるのは困難です。
一方で、対面会議なら同じ空間を共有しているため、相手に自分の意図を伝えやすくなります。ほかにも、意見が多いときはWebの画面共有よりもホワイトボードを使う方が情報を整理しやすくなるでしょう。
そのため、議論が白熱しそうな会議では、意思の疎通がしやすい対面会議を活用してみてください。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
Web会議にはさまざまなメリットがありますが、場合によっては従来の対面会議が向いているケースも多いでしょう。対面会議には会議室を用意する必要がありますが、オフィスに会議室が不足している企業も珍しくありません。
そこで、おすすめなのが法人専門内装プロです。法人専門内装プロなら、内装工事全般を短期間で行ってくれるため、会議室不足の問題も素早く解決できます。
また、オフィスに入居したまま内装工事ができるため、日々の業務をストップしてしまう心配もありません。
ほかにも、工事に関する段取りを経験豊富なプロがリードしてすべて行ってくれるため、何から始めたらよいかわからない場合でも安心です。会議室の増設には、ぜひ法人専門内装プロをチェックしてみてください。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、Web会議のメリットや活用方法について紹介しました。Web会議は場所に縛られずに会議ができるため、交通費や移動にかかるコストを抑えられるのが特徴です。
しかし、採用面接やプロジェクトの初顔合わせなど、従来の対面会議が向いているケースもあります。そのため、さまざまな状況を考慮してWeb会議を取り入れるかは検討してみてください。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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