オフィスが狭いと作業効率が低下したり、ストレスを感じたりとさまざまなデメリットが発生します。そのため、会社としての業績を上げるためや、従業員が快適な環境で仕事ができるようになるためには現状のオフィスを改善することが大切です。
本記事では、狭いオフィスを改善する方法を7つご紹介します。ほかにも、狭いオフィスがもたらすデメリットについても解説しているので、狭いオフィスに悩んでいる担当者はぜひ参考にしてみてください。
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オフィスが狭いと、集中力や作業効率が低下したり、ストレスを溜めやすくなったりと、仕事をするうえでさまざまなデメリットが生じます。まずは、オフィスが狭いことによって発生するデメリットについて確認していきましょう。
オフィスが狭いとデスク同士の間隔が十分に取れないため、ほかの従業員が移動をする度に集中力が削がれてしまいます。ほかにも、他人の会話や電話の音なども聞こえやすくなるため、仕事中に余計な情報が入ってきやすくなるでしょう。
このように、狭いオフィスで仕事をしていると集中力が低下しやすくなり、結果的に業務の生産性が低下する可能性があります。
オフィスが狭いと自分の作業スペースを広く確保できないため、作業効率が低下します。ほかにも、収納スペースとして確保できるエリアも限られてくるので、デスク周りが散らかりやすくなることも考えられます。
その結果、仕事に必要なものが見つからなくなったり、気が散ったりすることで仕事の作業効率が悪くなり、業務の進行が滞ってしまう可能性もあるでしょう。
オフィスが狭く、パーソナルスペースの確保が十分でない場合、従業員がストレスを感じやすくなるでしょう。また、動きが制限されることによる圧迫感もストレスの原因となります。
ほかにも、オフィスの狭さが原因で整理整頓ができないと、作業スペースに物が散乱することも考えられます。物が散らかった環境では、仕事をするうえで大きなストレスとなるでしょう。
従業員が快適に仕事をするためには、限られたスペースを有効に使い、パーソナルスペースや収納場所をしっかり確保をすることが大切です。
狭いオフィスでは導線の確保が困難です。そのため、移動をするだけでも、ほかの従業員にスペースを空けてもらったり、物を動かしたりする必要があります。
その結果、仕事中の移動が億劫になり、作業効率が落ちたり、伝達ミスが発生したりする可能性があります。移動の大変さによって業務に支障をきたさないためにも、狭いオフィスでも最低限の導線は確保しておくことが大切です。
オフィスが狭くても、工夫次第で現状を改善できます。続いては、狭いオフィスを改善する方法について紹介します。
オフィスに取り入れられそうなものがあれば、積極的に取り入れるようにしましょう。
オフィスが散らかっていると、狭いオフィスがより狭くなってしまいます。そのため、オフィスを整理整頓して少しでも空間を広く使えるようにしましょう。
特に、使っていない備品や書類は溜め込まずに処分することが大切です。また、必要な書類でもデータ化できる場合は、クラウドで管理してペーパーレス化を進めることでオフィスがすっきりとするでしょう。
定期的な整理整頓はもちろん、必要ない書類を溜め込まないように従業員の意識改革に取り組むことも、綺麗なオフィスを保つうえで重要です。
オフィスに置いてあるデスクやソファなどのレイアウトを変更することも、オフィスを広く使うために重要な要素です。特にデスクの並びは、レイアウト次第で無駄なスペースを生み出してしまうため、一度見直してみるとよいでしょう。
レイアウトを変更する際は実際に動かしながら確認するよりも、事前に図面上でシミュレーションしておくのがおすすめです。事前シミュレーションをしておくことで、何度も物を動かす必要がなくなり、無駄な労力を使わずに済みます。
また、レイアウトを変更することは従業員の気分転換にも効果的です。そのため、従業員が増えたタイミングなど、定期的に見直しをする機会を設けてみるとよいでしょう。
オフィスに置いてある家具をコンパクトなものに変更することで、空いたスペースを有効活用できます。また、家具がコンパクトなら導線が広く確保できたり、レイアウトの変更を柔軟に行えたりとメリットが豊富です。
オフィスに置いてある家具は本当に適切なサイズかどうかを一度確認し、今よりもコンパクトにできると感じる場合は買い替えも検討しましょう。
狭いオフィスを有効活用するには、デッドスペースを減らすことを意識しましょう。デッドスペースとは、構造や設備の配置によって使用できないスペースを指します。
建物の構造上によるデッドスペースの活用は難しいかもしれませんが、設備によるデッドスペースは工夫次第で削減可能です。例えば、家具を詰めて配置するだけでもわずかなスペースが生まれます。
そのわずかなスペースに収納を設置して不要なものを片付けると、全体で見たら広い空間を確保できる場合もあります。そのため、狭いオフィスを有効活用したい場合は、オフィスにある無駄なスペースを有効活用できないかを、普段から注意深く観察することが大切です。
フリーアドレスとは、オフィス内で固定の席を作らずに自由な場所で働くスタイルを指します。フリーアドレスを導入することによって、デスクの数を減らせるため、一つの空間に従業員が密集することを防げるでしょう。
また、フリーアドレスは個人に自律した働き方が求められるため、従業員の成長につながる可能性がある一方で、部下の管理が難しくなるデメリットもあります。そのため、フリーアドレスの導入は会社の方針などを考慮して検討するとよいでしょう。
テレワークを導入することで、オフィスに出社する人数を減らせます。その結果、オフィスが狭くても窮屈さを和らげられるでしょう。
また、テレワークはうまく活用すれば業務効率のアップにつながるため、会社の生産性を向上させられます。業務的にテレワークが可能な会社であれば、狭いオフィスを有効活用させるためにテレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
オフィスが狭いと感じる場合は、思い切ってオフィスを移転することも検討しましょう。特に、従業員の数が増えたことによりオフィスが狭くなった場合は、その場しのぎの対策ではいずれスペースがなくなってしまいます。
そのため、早めに新しいオフィスに移転することで、スペース不足の問題を根本的に解決できます。
出典：法人専門移転プロ(https://itenpro.jp/)
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法人専門内装プロ 施工実績
今回は、狭いオフィスを改善する方法について紹介しました。オフィスが狭いと、周りの環境に気が散りやすくなるため、集中力が低下します。
ほかにも、パーソナルスペースの確保が難しくなることから、従業員がストレスを溜めやすくなる点もデメリットの一つです。これらの問題を解決するためには、オフィスにあるデッドスペースを減らしたり、テレワークを導入したりすることが大切です。
また、その場しのぎ的な改善ではなく、根本的な改善を望む場合は、オフィスの移転も検討するとよいでしょう。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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