オフィスのペーパーレス化は、近年のデジタル化の波やコロナの影響もあり改めて注目されています。
また、政府が電子契約の法整備を進めるなど、ペーパーレス化を進める環境が整いつつあります。
しかし、従来の働き方を刷新してペーパーレス化を導入することに不安を持たれる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はペーパレス化のメリットを改めてご紹介するとともに、具体的な導入の方法を紹介していきます！
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
オフィスにある紙といえば、
契約書、会議資料、申請書、稟議書、社内報、顧客情報、請求書、領収書…
などなど数え上げればキリがありません。
これら膨大な紙の資料や文書をデジタル化により減らし、作業効率やコスト削減、エコなどあらゆる角度から生産性向上を図る取り組みが「ペーパーレス化」なのです。
ペーパーレス化の取り組みは1970年代から注目されてきました。
しかし、紙面で扱う規定のある提出物や業務資料が多く、社会全体でもなかなか進んでいないのが現状です。
そんな中、2024年1月から請求書電子化の義務化が進み、ペーパーレスへの取り組みは再度注目を集めているのです。
ペーパーレス化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
めぼしいペーパーレス化の効果をいくつか紹介しましょう。
紙代、印刷代、印刷機器のメンテナンス費用にインク代、文書の郵送・運搬費用に廃棄にかかる費用……。
文書をデジタル化してパソコンやタブレットで情報を共有できるようになればこれらの金銭的コストが削減できます。
また、紙を保管する場所に対してのコストもかかってしまいます。
少しでも紙を減らすことができればその分のスペースを有効活用できることでしょう。
文書をデジタル化することで、社内ネットワークやクラウド上に保存されたデータへ時間や場所を選ばずにアクセスできるようになります。
また、キーワード検索や全文検索できれば必要な情報を探す手間と時間を大幅にカットできます。
紙でのデータ保管では、欲しいデータを探すのに時間がかかることがデメリットとして挙げられます。
手持ちの情報へのアクセスが簡単になればそれらを活用しやすくなるわけですから業務効率アップにも繋がります。
文書をデジタル化することで情報の修正や共有をスピーディーに行うことができます。
紙文書の場合、共同で同時に修正することは難しいです。
作業をする人ひとりひとりに文書を印刷しなければなりませんし、修正箇所の洗い出しにも手間がかかります。
紙文書の修正が繰り返されることで最新のバージョンがどの書面かわからなくなるという事態を招くこともあるでしょう。
デジタルデータであれば修正も簡単に行えますし、リアルタイムでの共有、バージョン管理も容易になります。
企業にとって情報の漏洩は事業の存続にも関わりかねません。
ペーパーレス化によって、文書の紛失や盗難のリスクを減らすことができます。
紙資料の場合、キャビネットに鍵をかけるといった物理的な対策しかできませんが、デジタル化によってアクセス権限や閲覧権限を設定することができます。
また、ログ管理によって閲覧・編集の記録が残るので不正な情報の持ち出しや改ざんのリスクをよりコントロールできるようになります。
紙の消費を減らすことで、森林資源の保護やCO2排出量の削減につながります。
日本における紙の消費は世界トップクラスといわれています。
紙の消費は森林破壊の大きな原因のひとつです。
紙の廃棄量を抑えることは物理的なコスト削減のみならず、企業のイメージにも影響がある場合があります。
環境や資源に配慮のある企業としての社会的評価はこれからますます重要度を増していくでしょう。
ペーパーレス化のメリットを享受するために、どういった方法をとればよいのでしょうか。
そこで、ペーパーレス化を進めていくうえで便利な各種ツールをご紹介します！
OCRとは「Optical Character Recognition（光学式文字認識）」の略で、手書きの文字や印刷物の文字をスキャナーやカメラなどで画像として取り込み、それからテキストだけをデジタルデータ化する技術です。
OCRを用いることで大量の既存の紙資料をデジタルデータに変換することができます。
以前は読み取りが難しかった手書き文字もAIの発達により文字認識能力が高まっています。
スマホやタブレットで簡単に文章を取り込み電子化が進められるので、とてもおすすめです。
クラウドストレージとは、インターネットを通じてデータを保存、管理、バックアップするためのサービスです。
ネット環境があれば従業員同士でいつでもどこでもデータの共有・編集などが可能になります。
メールでの情報共有が不要になることで、誤送信や添付ファイルのウィルス感染などのリスクを減らすこともできます。
具体的なサービスとしてGoogleドライブやDropbox、One Driveなどが挙げられます。
電子署名法の施行により、電子署名は手書きの署名や記名捺印と同じ効力を持つようになっています。
契約書などの署名に電子署名を導入することで、紙の使用を減らすことができますし、契約業務自体を効率化することができます。
DocuSign、クラウドサイン、電子印鑑GMOサインなど、さまざまな電子署名システムがあります。
自社のビジネスに合っているか、使いやすさやセキュリティ対策などを比較検討してみると良いでしょう。
ストレージや電子署名以外にもオフィスに関するさまざまな業務を、それぞれに特化したデジタルツールを活用することで効率化することができます。
ZoomやSkypeなどのおなじみの会議ツールでも文書の画面共有、仮想ホワイトボードが使えますし、ChatworkやSlack、Teamsなどのコミュニケーションツールは導入実績も多く安心して利用できます。
TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールを活用すれば、業務の進捗を端末でいつでもどこでも可視化することができます。
これらのツールをうまく使うことで紙文書によって起こるタイムラグを減らし、チームで協働しやすい環境を作っていくことができるでしょう。
ペーパーレス化のメリットや必要性、さまざまなツールを理解したところで実際にペーパーレス化の進め方を見ていきましょう。
ペーパーレス化は全てを一気にするのではなく、まずは一部から始めて徐々に広げていくというステップバイステップのアプローチが効果的です。
そこで以下の手順で進めていくのがおすすめです。
ペーパーレス化によって何をどうしたいのか？という目的をまずは明確にしましょう。
というのも、目的を決めずに闇雲にデジタルツールを取り入れても、使い慣れないツールの必要性にピンと来ない人が多ければ、結局は紙の使用を続けることにもなりかねません。
全社的な取り組みとして、ペーパーレス化の必要性と目的を説明・周知することが大切です。
紙での文書がどの程度存在しており、またどのように管理されているのかを整理しましょう。
どの種類の文書が頻繁に使用され、どの文書がキャビネットを圧迫しているのかを把握します。
そのうえで、ペーパーレス化する書類の対象範囲を絞りましょう。
全ての業務を一斉にペーパーレス化するのは現実的ではないかもしれません。
業務の流れが一気に大幅に変わることは従業員のみならず取引先にも影響が大きいので、まずは会議用資料や稟議書など社内調整のしやすいものから取りかかるのがおすすめです。
ペーパーレス化に伴って変更する可能性がある、業務プロセスを再設計しましょう。
現場の混乱を招かないように、「承認フローを電子化する」「会議の議事録はデジタルで取る」というように新しい業務プロセスをルール化することが重要です。
その際には先ほど挙げたような、ペーパーレス化を実現するためのツールやソフトウェアを活用するとよいでしょう。
それぞれの業務や仕事内容と合ったツールを選択しましょう。
いよいよペーパーレス化を実施していきます。
ペーパーレス化のスケジュールを関係部署や担当者にしっかり周知しておきましょう。
また、疑問点やトラブルの際の相談窓口を設けておくのも重要です。
ペーパーレス化は一度で完成するものではありません。
必要に応じて改善していくために、ペーパーレスの効果やそれによる変化を評価しフィードバックをもらう機会を設けてより良い職場環境を目指しましょう！
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
ペーパーレス化をすると、紙を保管する必要がなくなり、キャビネットや倉庫などが不要になることでしょう。
空いたスペースを有効活用することによって、オフィスの環境が整い、働きやすくなり、業務の効率化にも繋がります。
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オフィスのペーパーレス化は遅かれ早かれ取りかからなくてはならないことですが、まずは部分的な導入からスタートするのが良さそうです。
ペーパーレス化には組織全体での取り組みが必要ですが、いきなり全てを電子化するのではなく、身近な業務からペーパーレス化をすすめてみましょう。
小さな成功事例をひとつ作ることができれば、それがペーパーレス化の大きなモチベーションとなります。
そうなれば組織全体のペーパーレスの実現も夢ではありません。
ぜひこれまで挙げたような手順や各種ツールを使ってペーパーレス化に取り組んでみてください。
ぎょうざ
個人でライティング業をやっている兼業ライター。
ライター歴は5年。 心理カウンセラーの資格も持っています。
読者様に寄り添った記事をお届けします。
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