近年ではリモートワークや働き方改革により、社員の意向を汲み取りながらオフィス移転を計画する企業が増加しています。
オフィス移転は会社にとって時間も費用もかかるプロジェクトであり、スケジュールを計画的に組む必要があります。
しかし初めてのオフィス移転では「オフィス移転のスケジュールの組み方を知りたい」「注意すべき点が分からない」など、疑問点も多いのではないでしょうか。
当記事では、オフィスを移転するスケジュールを時系列で解説していきます。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
Contents
オフィスの移転には想像以上に時間と労力がかかるため、遅くとも6ヶ月前からスケジュールを組むようにしましょう。
まずはオフィス移転の初期段階に行うことを解説していきます。
「なぜオフィスを移転するのか」という目的を明確にすることが、最も重要な作業です。
オフィスを移転する目的を明確にするために、以下の観点から考えてみましょう。
・現在のオフィスの問題点を洗い出す。問題点を明確にしたうえで、賃料・アクセス・内装・レイアウトなど、移転先の希望条件を設定する。
・企業の将来像や経営戦略と一貫性を持たせることで、オフィスの移転がどのように企業活動に貢献するのかを考える。
・現場で働く社員からの働き方の意見をヒアリングし、社内全体がオフィス移転に前向きとなるような雰囲気作りを目指す。
目的を明確にすることで、オフィス移転を行うまでの過程が整理されます。
現在のオフィスの問題点を洗い出したうえで、移転先のオフィスの選定に入ります。主な条件は以下の通りです。
・交通面（最寄り駅からの所要時間・取引先へのアクセスなど）
・周囲の環境（役所・銀行・郵便局・飲食店など）
・入居にかかる費用（賃料・共益費・保証金・権利金・更新料など）
・設備面（電気・電話・空調など）
・その他（駐車場の有無、ビルの稼働時間など）
会社の方針によって重視する項目は異なるため、優先度を設けてオフィス選定を行うことで、希望に合ったオフィスを探しやすくなります。
新しいオフィスの選定が終わったら、現在のオフィスの解約通知を行います。
解約通知の期間や条件は物件ごとに異なるため、オフィスの移転が決まった時点で契約書を確認することが望ましいです。詳細が分からない場合は管理会社に連絡を取るようにしましょう。
解約通知を忘れてしまうと、旧オフィスと新オフィスの家賃が二重に発生してしまい、損失を被ることになります。期日を逃さずに解約通知を行うことが大切です。
オフィス選定についての作業が一段落したら、今後のスケジュールについて計画を立てていきます。
人手が足りない場合や、初めてのオフィス移転で不安が大きいと考えているなら、法人専門のオフィス移転サービスへの依頼も検討するべきです。
スムーズに移転までの段取りを組んでもらうことで、結果として費用を抑えながら、本業の事業活動に集中できるメリットがあります。
オフィス移転の6ヶ月前から3ヶ月前までは、具体的に選定する必要のある決定事項が多く含まれます。
オフィス移転の目処が立った後のスケジュールについて見ていきましょう。
各部署に必要なスペースを調査し、会議室やエントランスなどのオフィス全体のレイアウトの構想を立てていきます。レイアウトには法律による制限も考慮する必要があるため、設計者との認識を一致させることも重要となります。
レイアウトに合わせて、オフィス家具や什器なども検討するようにしましょう。
レイアウトが決まったら、移転先のオフィスの工事を行うための内装業者へ依頼を行います。
複数の見積もりを取って具体的なプランを伝えることで、希望条件に合った内装業者が見つかりやすくなります。
引越し業者の選定は、費用面で比較することが一般的です。しかしオフィス移転の場合は、段取り良くスケジュール通りに引越しを終わらせることが重要となります。
大型の荷物やオフィス家具を移動させる必要があるため、従業員が50名を超える規模の会社であれば、専門の業者に依頼するべきでしょう。スケジュール調整や家具の追加搬入など、臨機応変に対応してくれます。
移転先のオフィス物件を正式に決めたら、賃貸借契約を交わす流れへと進みます。
重要事項説明書など、希望に沿った条件であるかをしっかりと確認しておきましょう。
現在のオフィスから退去するにあたり、原状回復をする必要があります。
ビルから業者の指定を受けているケースがあるので、まずは管理会社に問い合わせてください。原状回復工事をどの程度完了させれば良いかも、管理会社に確認するようにしましょう。
ちなみに原状回復工事の実施はオフィス移転の1ヶ月後に行うのが一般的なスケジュールです。オフィスの移転までは原状回復工事の準備期間に充てることになります。
電話回線やインターネット回線の変更も、オフィス移転にあたって重要な手続きとなります。
電話番号が変更になる場合は、取引先への連絡や印刷物の記載内容の変更などの業務が発生します。
インターネット回線の手続きは工事に1ヶ月ほど必要です。インターネットは業務を行ううえで必要不可欠であるため、早めに対応を行うようにしましょう。
オフィス移転の3ヶ月前から1ヶ月前は、業者への発注が中心となり、オフィス移転に関わる作業を実際に行っていく流れになります。
家具の選定を終えた後は、見積もりにて金額を確認します。予算の問題がなければ、発注を行います。
不要になったオフィス家具や什器は、業者に依頼して引き取ってもらいましょう。法人専門のオフィス移転サービスへ依頼していれば、面倒な作業も全て引き受けてくれます。
内装の検討が終われば、内装工事の発注を行います。
この段階ではオフィスのコンセプトやレイアウトに加えて、新しいオフィス家具や什器の選定まで終えているので、実行に移していく段階となります。
社内に対してオフィス移転の告知を行います。社員によっては通勤や転居など大きな影響を及ぼすため、3ヶ月前には案内を行うようにしましょう。オフィス移転に関する説明会を開催し、オフィス移転に対して理解を示してもらうことも重要です。
社外に対しては基本的にメールで案内を送付すれば問題ありません。ただし定期的に顔を合わせている取引先であれば、対面で報告したりハガキを送付するのが丁寧な対応といえます。
オフィス移転の1ヶ月から1週間前は、引っ越しに関する作業が中心となります。改めて社員に情報を共有することで、モチベーションアップにもつながるでしょう。
オフィスに関するマニュアルを作成し、社員に対してオリエンテーションを実施することで、具体的な働き方をイメージしてもらいやすくなります。
オフィス移転のスケジュールについて詳細に解説してきました。
従業員が50~100人程度の会社であれば、オフィス移転のためにチームを組むのも現実的には難しいのではないでしょうか。
法人専門のオフィス移転業者は、オフィス移転で抑えるべきポイントを熟知しており、滞りなく成功に導いてくれます。
「法人専門移転プロ」では対応地域を大阪7区に限定することで大幅な費用削減を実現しています。オフィス移転サービス開始から17年の実績を積み重ねており、初めてのオフィス移転でも安心して依頼が可能です。
「法人専門内装プロ」を合わせて利用すれば、移転と内装のどちらもお任せできます。
更に「法人専門電話プロ」では電話回線やインターネット回線の工事も一括で依頼できるので、オフィス移転に関する全ての作業を丸投げすることも可能です。
もしもオフィス移転のスケジュールに不安を抱えているなら、アウトソーシングすることも効果的といえます。
「法人専門移転プロ」の公式サイトでは、移転スケジュールのチェックシートを公開しています。ExcelやPDFにて配布しており、お客様による面倒なフォーム入力は一切不要です。オフィス移転のスケジュールを網羅的に把握したい方は、ぜひ活用してくださいね。
出典：法人専門移転プロ(https://itenpro.jp/)
| 屋号 | 法人専門移転プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 | 物の移転のみ格安 30,000円～ インフラ設備込みスタンダード 450,000円～ オフィス内装工事対応オプション 600,000円～ |
| 公式サイト | https://itenpro.jp/ |
当記事ではオフィス移転のスケジュールについて解説してきました。
オフィスの移転には6ヶ月以上の期間が想定されるため、各工程が遅れないように緻密なスケジュール管理が求められます。計画が固まらないまま作業を進めてしまうと、スケジュールが後ろ倒しになり、移転までに間に合わない可能性も出てきます。
もしもオフィス移転のスケジュールに不安があるなら、数多くの実績やノウハウをもった専門業者に依頼するのも選択肢の一つです。
「オフィス移転はスムーズに行われて当たり前」と社内からは認識されますし、社員のモチベーションや業務内容にも悪影響を及ぼすリスクもあります。
オフィス移転のスケジュールに悩んでいる担当者は、法人専門のオフィス移転業者に依頼を検討してみましょう。
ヤマグチ タカヒサ
Webライター歴8年。現在は専業のWebライターとして活動中。
「いい仕事さえすれば全ては輝くことは知ってます。」という言葉に感銘を受けました。
記事を読んだ人に対して、少しでも行動するきっかけを与えられるような記事を書いていきます。
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