オフィスは従業員が勤務時間の大半を過ごす場所です。
だからこそ、オフィス環境は従業員の業務効率を左右する重要なポイントになります。
業務に適したオフィス環境が整備されていれば仕事に対するモチベーションアップに繋がり、業務効率も高まります。
一方で業務に適さないオフィス環境はストレスの原因になり、従業員の業務効率を低下させてしまいます。このことから、オフィス環境の改善は業務を行う上で必要不可欠と言えます。
そこで今回は、業務効率化に繋がるオフィス環境を改善するアイデアと、改善にあたって大切なポイントをそれぞれ3つ紹介します。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
まずは、オフィス環境を改善するアイデア3つを紹介します。
自社に休憩スペースが設置されていない場合、まず従業員が休憩できるスペースを設置することから始めましょう。
休憩スペースを設置することで、昼休みや業務の合間などに一時的にデスクを離れ心身を休められる場所が確保できます。
仕事をしていると心身共に疲労するもので、疲労を抱えたまま仕事を続けると効率が落ちるどころか、体調を崩してしまいかねません。
仕事で疲れた心身をリラックスさせることで、作業効率の向上にも繋がります。
また、休憩スペースに自動販売機や売店などのコーナーを併設することで、従業員同士のコミュニケーションを促すことができ、新しいアイデア創出のきっかけになり得るでしょう。
企業によっては小さなカフェや仮眠用の暗室を用意している企業もあり、仕事の合間に適度に休憩できる環境作りを大事にしていることがわかります。
なお、休憩スペースやリフレッシュスペースはただ設置するだけでなく、従業員が快適であると感じられる最低限の広さを確保する必要があります。
せっかく費用をかけて設置してもスペースが狭いと従業員が利用しづらいと感じてしまい、疲労回復・リフレッシュはおろか、逆に疲労を溜めてしまうことになるので注意です。
業務に合ったオフィス家具を選ぶのも、環境改善に繋がるアイデアの一つです。
特にデスクとチェア選びは、デスクワーク中心の職種では重要です。
これらはオフィス全体の雰囲気を決める家具でもあるため、職場の雰囲気にマッチするカラーやデザインを選ぶことで、オフィス全体の印象を良くする効果が期待できます。
また、デザインだけでなく使い勝手の良さや機能性の高さも忘れてはいけません。
デスクは業務に必要なスペースを確保できる広さのものを選ぶことで、参照する書類が多い場合でも快適に作業でき、業務効率を上げることができます。
チェアは正しい姿勢を保てるものや、座るだけで身体をサポートできるものなど、機能性の高いオフィス家具を選ぶことで、従業員の健康促進に繋がります。
何も考えず「コスト節約のため」「安いから」という理由でデスクやチェアを揃えてしまうと従業員の疲労が蓄積しやすくなり、更に生産性の低下の一因になりえます。
自社のオフィス家具にこだわりが無かったという人こそ、一度自社のデスクやチェアを見直してみると良いでしょう。
オフィスは仕事をする場所であると同時に、従業員の交流の場でもあります。
しかし、タイピング音や空調音、オフィス周辺を走る交通機関の音などの騒音が気になる場合や、あまりにも静かなオフィス環境の場合は従業員同士が話をしづらくなるでしょう。
オフィスBGMはそんな音の問題を解決してくれます。
適度なBGMを流すことで騒音が目立ちにくくなるとともにオフィスの沈黙を打ち消すこともできるため、会話がしやすい環境を作り出してくれます。
また、終業1時間前に決まった音楽を流すなど、時間帯ごとに流すBGMを変えることで従業員の業務への時間管理をサポートし、業務効率の向上にも繋がります。
良いことずくめのオフィスBGMですが、流す際に注意が必要なことがあります。それは「音量と選曲」です。
音量は、大きすぎても小さすぎてもBGMが持つ良い効果を減らしてしまいます。
BGMの音量を決める際は、周りの環境や従業員の声も考慮し決定すると良いでしょう。
企業やオフィスの雰囲気に合う曲を選ぶことも重要です。
J-POPなど、大衆に知られる曲を選んでしまうと曲が気になって逆に気が散る場合があるため、聞き流しやすいクラシックやジャズ等のインストゥルメンタル（歌詞のない曲）を中心に選曲するようにしましょう。
自社に応じた適切なBGMを選んでオフィス環境の改善に役立ててくださいね。
ここからは、オフィス環境改善を考える際に大事なポイントを3つ紹介します。
まず考えるべきポイントは「改善策を実施することで、従業員がストレスを感じづらい環境に変わるのか」ということです。
照明の明るさやオフィスの空気など、仕事をする中で快適と感じられる環境が整えられるか、という点をチェックしましょう。
「照明が暗くて文章が見えない」「空気が淀んで苦しく感じる」などの意見が出た場合は、照明を明るくする、換気の回数を増やす等が改善策になります。
また、作業用のスペースが十分に確保されているかどうかも重要です。
一人ひとりの作業用の場所の広さが十分に確保されていないと「仕事をしていると隣の人に腕が当たる」「自分のデスクが狭く資料が拡げられない」といったことが起こり、業務に支障が出てしまいます。
スペース不足は業務効率の低下に繋がってしまうため、改善を意識するのであれば問題を解消できる広さまでスペースを広げる等の改善策が必要になるでしょう。
オフィス環境を改善する際は経営陣の意見だけでなく、社員の意見も積極的に取り入れるようにすると良いでしょう。
オフィス環境の不満を最もよく知っているのは現場で実際に働いている従業員です。
従業員から直接意見を聞くことで現場の悩みを把握し、より効果的な改善策が実施できます。
効果的な環境改善を実現するために一人ひとりの生の声を聞くことが大事です。
また、対面では伝えにくい不満や要望を引き出す際はアンケート形式で意見を募り、具体的な改善点を明らかにする方法で対応できます。
ヒアリングでの調査よりも効率よく意見を収集することができ、環境改善を考える際の工数削減にも繋がります。
改善活動自体も大事ですが、同様に大事なこととして「常に改善できるところがないか」を考えることも挙げられます。
快適な環境は業務内容の変化などで変わることがあり、以前は快適な環境であっても今は快適ではない環境に変化しているケースもあります。
そのため、オフィス環境の改善にもPDCAサイクルを回すことをおすすめします。
改善前と比べ業務効率や従業員の満足度はどう変わったのかを検証し、改善後も定期的にミーティングの場を設ける等、一過性で終わらせないようにすることが大切です。
継続的な活動としてオフィス改善を行うことで、より良い改善活動が可能になります。
オフィス環境の改善は必要と分かっていても簡単に実施できないのが現実です。
設備の選定やレイアウト変更など、時間も手間もかかる一大プロジェクトのため「実施はしたいけど時間も手間もない」と思う人も多いのではないでしょうか。
そんな人におすすめなのが、オフィス移転・レイアウト変更などオフィスの施工事例が多い専門業者への依頼です。
「法人専門内装プロ」では法人専門のノウハウを生かした、質の高いオフィス環境づくりをサポートできます。
休憩スペース設置に必要なパーテーションの施工やレイアウトの設計、オーダー家具制作を含むオフィス家具販売、照明や空調設備の工事など、オフィス環境改善に必要な作業を全てワンストップで対応してくれます。
気になる方は是非、公式サイトを覗いてみてください。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回はオフィス環境改善のアイデア・ポイントと重要性についてお伝えしました。
日々の仕事をこなす中で、オフィスの環境の良し悪しは大事です。
快適な環境で仕事が出来れば気分も高揚し、テンション高く仕事ができ、効率向上にも繋がるなどいいことだらけです。
一方、快適でない環境で仕事を強いられる場合、仕事に対するモチベーションも上がらず、ストレスから身体に異変をきたす場合もあるでしょう。
オフィスの改善活動に遅すぎることはありません。
大事なのは環境改善の大切さに気づくこと、そして気づいたら改善活動に本腰を入れて取り組むことです。
今回の記事を見て「うちのオフィスも改善が必要だな」と少しでも思われた方、まずは改善活動の第一歩を踏み出してみてください。
あのにます＠
2023年よりフリーランスライターとして活動。趣味はガジェットを買うこと、使うこと。
前職で叩き込まれた「顧客の期待を超えるお仕事を！」を合言葉に、情報発信のお手伝いができるよう日々研鑽しています。
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