バックオフィスって言葉は聞いたことあるけれど、どういう意味？
よくはわからないけれど、今更人には聞けない……
そう思っている方も結構いらっしゃるのではないでしょうか。
そんな方の為にバックオフィスとはどういうものを指すのか、その役割や重要性などを解説していきましょう。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
バックという言葉から想像できるように「バックオフィス」とは、企業で後方支援的な役割の仕事を指します。
直接顧客に関係しない仕事のことで、主に総務や人事、経理、一般事務などのことです。
その対義語として「フロントオフィス」と言われるのが、顧客と直接関わる営業やカスタマセンターなどです。
バックオフィスは企業の中で従業員が円滑に業務を行えるように、環境を整えたり仕組み作りをしたり事務手続きなどをする部門です。
直接顧客に関わり利益を生む部門ではないですが、なくては企業が成り立たない重要な部門と言えるでしょう。
では、主にどんな職種があり、どのような役割を担っているのでしょうか?
それぞれの部門と、どんな業務を受け持っているのかをご紹介します。
会社の運営がスムーズにいくようにすることや、従業員が気持ちよく働ける環境づくりなどを行う部門です。
社内規定・福利厚生の整備や備品などの発注、管理などを行います。社内のどの部門にも属さない仕事など細々した庶務を請け負っていることも多いです。
また、来客や郵便物の対応から株主総会などの企画・運営も総務で請け負うことが一般的です。
主に企業における従業員の処遇などの決定に関係する業務を行います。
社員の採用や教育、社内の人事異動、昇級など人員の異動を担当するほか、社会保険手続きなどを行っていることも多い部門です。
また、勤怠に関するデータ管理や給与計算、健康保険・雇用保険、労災の手続きなどの労務も請け負っています。
会社のお金とお金の流れを管理する部門です。
日々の支払いの精算だけでなく、月ごとの給与計算や勤怠管理、また年単位では決算書の作成などの業務を行っています。
会社の心臓部ともいえるお金を扱う仕事で、専門的な知識が必要な部門と言えるでしょう。
顧客との契約をチェックし法的に問題がないか、自社に不利はないかなどを確認する部門です。
そうすることでトラブルを未然に防いだり、問題の早期発見・解決をすることができます。
また、社内規定などの整備の際のチェックや会社内での法律に関する相談窓口を請け負うのも法務の仕事です。
オフィスワークで最も基本的な職種が一般事務でしょう。
データ入力や社内外で必要な書類を作成したり、電話対応など多岐にわたる業務を行います。
パソコンを使ってのデスクワークが主ですが、会社によってどんな仕事を任されているかは様々です。
一般事務との違いは、主に営業の補佐の事務的作業を行うことです。
営業職が業務に集中できるようサポートする業務が多く、資料や見積書・請求書の作成など様々な業務を担当します。
会社によって担当する内容は様々なのでこれは一例ですが、どれも企業活動を行う上で大切な業務であるといえるでしょう。
先述した通りバックオフィスとは企業の中で顧客と直接関わり利益を生む部門ではないですが、フロントオフィスを支える業務としてとても大切だと言えます。
例えば、雇用や社会保険などの制度をしっかり守っていないと法に触れてしまうことは会社運営の中でたくさんあります。
そのほとんどを管理、運用しているのがバックオフィスの業務です。フロントオフィスが業務に集中できるのもバックオフィスの支えがあってこそと言えるでしょう。
バックオフィスの業務は多岐にわたりますが、直接顧客と関わる部門でない故か、フロントオフィスより軽視されやすい傾向もあります。
しかしながら、バックオフィスの業務は多岐にわたるため多忙なことが多いです。
また、法務や経理などはその業務の専門的なスキルや知識が必要な場合が多く、属人化しやすい業務もあります。
そのためマニュアル作成や引き継ぎなどがうまくいかずに困ることもあるようです。それだけでなく、ミスや不正の発見ができないリスクもあります。
他にも紙ベースでの業務が多く、テレワークを導入しにくく定着しづらいということもあります。
そのようなことから、昨今はバックオフィス業務の効率化を行っている会社も少なくないようです。
紙ベースの業務をペーパーレス化し業務の流れをシステム化することで、テレワークの推進やバックオフィスに関わる人件費の削減が見込めます。
また、そうすることで書類の置き場やセキュリティ面も見直せそうです。
今まで目視でチェックしていたものや転記していたものなども、システム化することによってヒューマンエラーのリスクを防止することができます。
属人化しやすい業務についても、うまくデータツールを使うことで引継ぎしやすくすることができるのではないでしょうか。
そういった理由からバックオフィスの効率化を進める会社も少なくないのでしょう。
そんなバックオフィスの効率化から、今のオフィスの形や規模が合っていないなぁと感じたり、バックオフィス業務のやりやすい環境を作りたいと思ったら、思い切ってオフィスを移転させ心機一転新しいオフィスを作ってみませんか？
バックオフィスの書類などの保存方法や場所なども見直すいい機会になるかもしれません。
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出典：法人専門移転プロ(https://itenpro.jp/)
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| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区 (中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 （受付時間：9:00～18:00） |
| 公式サイト | https://itenpro.jp/ |
バックオフィスは直接顧客に関わる業務ではありませんが、会社を支える重要な業務だということがわかりました。
だからこそ滞りなくその業務が遂行される環境やシステムが大切です。
その為にオフィス移転もひとつの手だと思ったら、是非「法人専門移転プロ」に相談してみてくださいね。
バックオフィスの業務がスムーズに遂行できることで、フロントオフィスもその力を更に発揮する事ができるでしょう。
松岡 舞子
猫と観劇と読書、甘いものと美味しい紅茶が好きです。飼い猫に振り回される毎日を送っています。
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