会議の進行係や板書係にあたると、ホワイトボードを使いながら会議を進めなければいけません。しかし、ホワイトボードになにを書いたらよいのかわからないという方もいるでしょう。
本記事では、会議中に使うホワイトボードの書き方のコツについて解説していきます。質の高い会議にするためにも、会議でホワイトボードの担当になった方は、ぜひ参考にしてみてください。
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会議を行う際にホワイトボードを用いることで、情報を可視化できたり、議題を明確にできたりするメリットがあります。会議におけるホワイトボードの役割やメリットについて詳しく見ていきましょう。
ホワイトボードは情報を可視化するために有効なアイテムです。会議はノンストップで進むため、メモをとっている間に会話を聞きそびれてしまうことも多いでしょう。
ホワイトボードに要点を書き出していると、会議中に話し合われた内容を視覚的に表示できるため、参加者全員が内容を漏らすことなく同じ情報を共有できます。
これにより、会議で出た内容や進み具合を後からでも把握しやすくなります。また、ホワイトボードならリアルタイムで追加や修正ができるため、会議中でも柔軟に対応できるのも魅力です。
ホワイトボードに議題を明示しておくことで、会議の目的が明確になります。参加者全員がいつでも議題を視覚的に確認できるため、議論がヒートアップしても話が脱線しにくくなるでしょう。
また、議題を項目ごとに順序立てて示しておくことで、会議の進行がスムーズに行なえるメリットもあります。
ホワイトボードを使用することで、参加者の目線を自然と上げられます。長時間の会議では、参加者の集中力が低下すると目線が下がってしまいがちです。
目線が下がると話の内容も入ってきにくくなり、効率的に議論を進められません。そのため、ホワイトボードで参加者の目線を上げることで、会議の質を向上させられるでしょう。
ホワイトボードに記録された内容は、会議の進行中や終了後に確認できるため、内容の抜け漏れを防止できます。また、参加者全員が記録を共有することで、認識のズレも起こりにくくなります。
特に、長時間の会議では前半の内容を忘れてしまうケースもあるので、ホワイトボードで記録を残しておくことで効率的に会議を進められるでしょう。
ホワイトボードを使う際に事前準備をしているかどうかで、会議の質は大きく変わります。ホワイトボードを会議で使う際にできる事前準備をいくつか見ていきましょう。
ホワイトボードを使用する際には、事前にホワイトボードを綺麗に消しておくことが基本です。参加者が会議室に集まってから綺麗にするとなると、会議の進行を妨げてしまいます。
また、黒く滲んだ消し残しがあると、上から文字を書いても、見る者に読みづらさを感じさせてしまいます。一方で、綺麗に消されたホワイトボードであれば、情報がクリアに伝わりやすくなるでしょう。
なお、どうしても消し残しが出てしまう場合は、専用のクリーナーを使用して綺麗に汚れを落としておくようにしましょう。
会議前にホワイトボードに議題を書いておくことで、参加者全員が会議の目的を理解したうえで話し合いを開始できます。
これにより、議論がヒートアップしたとしても、話が脱線するのを防ぎ、時間の無駄を省けるでしょう。また、議題を箇条書きにしておくことで、議論の順序が一目でわかり、会議の進行具合が明確になります。
こうした準備により、無駄のない進行ができ、有意義な会議になるでしょう。
ホワイトボードを効果的に活用するためには、必要なツールを事前に準備しておくことが大切です。この際、指示棒や色付きのマーカーは最低限用意しておくとよいでしょう。
指示棒は、説明する際に特定のポイントを指し示すのに役立ちます。これにより、参加者全員が重要な箇所に注目しやすくなり、話している内容の理解が深まります。
色付きのマーカーは、情報を視覚的に区別しやすくするために使用します。
こうしたツールを準備しておくことで、会議中の情報伝達がよりスムーズになり、参加者の理解を助けてくれるでしょう。
会議の内容をホワイトボードに書く際は、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。ホワイトボードの書き方のコツについて見ていきましょう。
わかりやすいホワイトボードにするには、要点をまとめて書くことが重要です。長々とした文章を書くのではなく、キーワードや短いフレーズを使って情報を簡潔に示します。
これにより、参加者全員が一目で内容を把握できます。また、簡潔に書くことで限られたスペースを有効に活用できるため、重要な情報を見逃しにくくなります。
ホワイトボードでなにを伝えたいのかわからなくなってしまう方は、要点だけを抽出してまとめることを意識しましょう。
ホワイトボードには、会議中に決定した事柄を書き込む専用のエリアを事前に作っておきましょう。特定のエリアにまとめておくことで、話し合いでなにが決まったのかをわかりやすく共有できます。
ほかにも、決定事項をまとめておかないと、結局この会議で何が決まったのかがわからなかったということになりかねません。
また、ホワイトボードに書かれた決定事項の数によって、参加者が会議の進行具合を把握できるのもメリットです。会議の結論が後からでもわかるように、事前に決定事項を書くエリアを別で設けておくようにしましょう。
ホワイトボードに書き込むマーカーは黒だけでなく、さまざまな色を用意しておきましょう。
異なる色を使って情報を整理することで、各項目の重要性や関連性を明確に伝達可能です。また、色分けすることで、視覚的なメリハリがつき、参加者の注意を引きやすくなります。
しかし、なんでも色分けしてしまうとボードが散らかっている印象になり、どこが大切なポイントなのかがわかりにくくなります。
そのため、適切な場所にのみマーカーで色分けして、強調させることが大切です。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
会議におけるホワイトボードの有用性がお分かりいただけたかと思いますが、オフィスに十分な会議室がない企業もあるでしょう。そこで、オフィスに会議室の増設を検討しているなら、法人専門内装プロがおすすめです。
法人専門内装プロに依頼すれば、スチールパーテーションやアルミパーテーションで間仕切りを作成することで、既存のオフィスに会議室を増設できます。
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| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、会議に必須であるホワイトボードの効果的な書き方について紹介しました。ホワイトボードは、会議をスムーズに進めるために必要なアイテムですが、書き方を押さえていなければ要点がわからない見づらいボードになってしまいます。
見やすいホワイトボードにするためには、決定事項をまとめるエリアをあらかじめ作っておいたり、色付きのマーカーで重要な箇所を色分けしたりするなどの工夫を施すことが大切です。
質の高いホワイトボードを作ることによって、より有意義な会議にできるので、ぜひ担当になった方は本記事を参考にしてみてください。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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