オフィス出社やリモートワークの増加に伴い、社内の会議室不足に頭を悩ませている方もいるでしょう。会議室が足りないと商談の機会損失や、プロジェクトの進行を滞らせる要因となります。
本記事では、会議室が足りない場合の対策方法について紹介します。会議室不足で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
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会議室が足りない問題を解決するには、なぜ会議室が足りないのかの原因を知ることが大切です。
会議室が足りなくなる際によくある原因について確認していきましょう。
会社の成長や部署の増加によって、会議の数が増えるケースがあります。会議の数が増えることで、会議室が足りないと感じやすくなるでしょう。
また、会議に出席する人数が増えたことで会議室のキャパが足りなくなるケースも考えられます。さらに、リモートワークの増加に伴い、オンライン会議の増加も要因の一つです。
このように、以前と比較して会議の数が増えた企業は、これまでの会議室の数では足りないと感じやすいでしょう。
会議室が足りない問題は、必要ない会議が多いことで発生する場合もあります。生産性の低い会議がルーティン化していると、日常的に会議室を占有してしまい、必要な会議に会議室が使えないケースも多いでしょう。
複数人で議論する必要性の低い議題の場合は、必ずしも会議を開く必要はありません。また、生産性の低い会議は参加者のモチベーションの低下も引き起こします。
そのため、本来の目的から逸脱して会議を行っていないか一度見直すことが大切です。
一回あたりの会議にかける時間が長いと、会議室を押さえる時間が増加します。その結果、ほかの会議をする機会が減り、会議室が足りないと感じる要因となるでしょう。
また、事前に押さえておいた会議室の時間を超えてしまい、後に控えていた会議ができないケースも考えられます。後の会議と競合すると利用者のスケジュールが狂い、業務の効率も低下するでしょう。
会議のスケジュールが確定していないため、前もって会議室を予約しておくことがあります。しかし、実際に会議が行われない場合、予約がそのまま残り、本来は使えるはずの会議室が空いているにもかかわらず利用できない状態が発生します。
そのため、会議のスケジュールが確定した段階で空予約はキャンセルしなければいけませんが、キャンセル忘れで予約が押さえられたままになっていることも珍しくありません。
会議室が足りない場合は、会議のあり方を見直すだけで改善できる可能性があります。
続いては、会議室が足りない問題を解決する具体的な方法について確認しましょう。
会議を行う際は、この会議が本当に必要なのかをしっかり精査することが大切です。ただの報告会になっていたり、特定の人しか発言しなかったりする場合は、わざわざ行う必要のない会議である可能性もあります。
不要な会議を減らすことで、会議室の空きを作れるだけでなく、従業員を拘束する時間も減るため業務の効率も上がります。そのため、減らせる会議は少しでも減らせるように、一度見直しをかけてみるとよいでしょう。
会議を効率よく行うためには、円滑な進行が不可欠です。そのため、場をうまく回すために適した進行役を見つけることや、会議が長期化しないための事前準備が大切です。
さらに、会議に参加する人数も必要最低限にすることでも話し合いの効率は上がります。また、会議の時間を決めて延長をしないように進行することでも、効率は上がるでしょう。
さまざまな工夫を凝らして、会議の効率を高めることで、会議室不足の問題は軽減できます。
会議室が空予約で埋まっていたり、時間が経過しても退出しなかったりするなど、会議室を利用する際のマナーが守られていないと、会議室を効率的に使えません。会議室を効率的に使うためには、ルールをしっかり決めて、会議室の非効率な使い方を防止することが大切です。
厳密にルール化することで個人の意識が変わり、会議室を流動的に使えるようになります。また、ルールを決めても従業員に周知されていなければ意味がないため、朝礼の時間に口頭で伝えたり、各部署に書類を配布したりするようにしましょう。
会議室の空予約や延長によって、会議室が取りづらい場合は、会議室の予約管理を徹底するようにしましょう。予約状況をデータ化することで、効率よく会議室を押さえられます。
これにより、特定のグループや部署が会議室を占領することを制限でき、会社全体で会議室を利用する公平性が高まるでしょう。
また、予定時刻になっても会議が始まらなければ自動で予約を解除するシステムを導入することで、より流動的に会議室を使えます。空予約や延長による無駄がないように、予約管理の徹底を心がけましょう。
社内の会議室が足りない場合は、コワーキングスペースや貸会議室などの社外施設の利用を検討しましょう。社外の施設なら時間単位で個室を借りられるため、必要なタイミングで会議室を押さえられます。
また、プロジェクターやホワイトボードなどの備品も揃っているため、会議もスムーズに行えるでしょう。さらに、部屋の広さも自由に選べるため、社内ではできないような大人数での会議にも利用できる点もメリットの一つです。
会議室を増設するほどではない場合は、社外施設の利用も検討してみましょう。
Web会議を導入することによって場所の制約がなくなるため、会議室を使う頻度が少なくなります。その結果、会議室不足の問題を軽減できるでしょう。
また、Web会議なら場所を選ばず参加でき、全員が同じ場所に集まる移動のコストが削減できる点もメリットです。ほかにも、資料を紙に印刷する必要がないため、資料作成の手間がかからないのも魅力です。
会議室が足りないなら、オフィスを増築したり増床したりして会議室を増やしましょう。会議室を増やすことで会議室不足の根本的な解決になりますが、その分コストがかかるのがデメリットです。
それでも、会議室を増やしておくことで、今後会社が成長した際でも会議室不足に悩むことはなくなるでしょう。予算に余裕のある場合は、ぜひ増築や増床を考えてみてください。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
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さらに、仮オフィスを契約する必要がないため、工事にかかる総費用を安価に抑えられます。会議室の増設を考えている方は、ぜひ法人専門内装プロに依頼してみてはいかがでしょうか。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950（受付時間：9:00～18:00） |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
今回は、会議室が足りない原因と対策について紹介しました。会社の成長に伴って、会議室が足りないと感じるケースもあるでしょう。
また、無駄な会議や効率の悪い会議によって会議室の供給が足りていない可能性も考えられます。そのため、まずは会議の見直しを行い、会議室を効率よく使える対策を考えることが大切です。
しかし、根本的に会議室を増設して問題を解決したい場合は、法人専門内装プロがおすすめです。法人専門内装プロなら、安価でスピーディーな工事が魅力です。
大阪にオフィスを構えていて、会議室の増設を検討している企業の方は、ぜひ法人専門内装プロをチェックしてみてください。
河野
フリーのWebライター。2020年からライター業を始め、2022年に開業。
知りたいことを簡潔に届けられる文章を心掛けて発信しています。
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