オフィス導入で失敗しがちなもの・こと3選！失敗させないためのコツとは

快適でおしゃれなオフィスで働くのって憧れますよね！
オフィスの内装やレイアウトには、トレンドがあります。
近年は働き方が変化しており、テレワークの普及、フリーアドレス制の導入や、社員の快適性を重視したリフレッシュスペースの導入、デザインに力を入れたおしゃれなオフィスなどが多く見られるようになってきました。

このようなオフィスが快適になるもの・ことを上手く取り入れていけば、毎日出社する気分も上がり、内容によっては仕事の生産性向上にも繋がります。

しかし、先端の他社を真似して目的が曖昧なままトレンドを導入するだけでは失敗に終わりがちです。
今回は、筆者が実際に聞いた「オフィスに導入して失敗だった！」という例を3つご紹介します。
その経験談を元に、当記事では失敗させないためのコツまで考えていきたいと思います。

※本記事はプロモーションを含む場合があります。

A社失敗談:「フリーアドレス制を導入したら……書類の管理や荷物の移動が面倒すぎ！」

フリーアドレスとは、社員が固定のデスクを持たず、自由に好きな席を選んで働くスタイルのことです。

テレワークの導入が進み、働き方が変わりつつある近年、導入する企業が増えています。

ノートパソコンを持ち歩いて好きな席を選んで仕事をすることで、オフィス内スペースの削減や、社内コミュニケーションの活性化などのメリットがあります。

席が変わると気分も変わり、自由な席を選べることで普段話さない部署の人とも話す機会ができて、仕事に対するモチベーションも維持できそうですよね。

固定席だと自分のデスク上に書類が積み上げられていたり、整理整頓せず私物で散らかっている光景をよく目にしますが、フリーアドレス制にすることで自然とデスク上を片付ける習慣ができ、オフィス全体の雰囲気もスッキリ、スマートに見えます。

そのため、フリーアドレス制を導入している企業のオフィスはなんだかオシャレでカッコイイと憧れる方も多いのではないでしょうか。
 

そんなイメージを持ち、オフィスの移転時にフリーアドレス制を導入したA社。その後の感想を聞いてみたところ、
「うちの会社でフリーアドレスは失敗だったかも……」
とのこと。一体なぜでしょうか？

「今までデスクの引き出しに入れて管理していた大量の書類を、席を移動するたびに持ち運ばなければいけなくて面倒すぎる！」

「自分の荷物を置く場所がなくて不便。フリーアドレス席に私物を置いたまま忘れ物が多くなってしまった」

「自席がなくなって書類の管理が難しくなり、大切な書類の紛失が増加した。セキュリティ問題にも関わる」

といった失敗談を聞くことができました。
 

成功させるコツは？

A社がフリーアドレス制の導入に失敗した原因は、紙ベースの書類を多く扱っていたからでしょう。

紙の書類が多い企業では、席を移動するたびに大量の書類を持ち運ぶ必要があるため、書類の管理や移動が不便でかえって働きにくくなってしまうという問題が起こりがちです。
 

フリーアドレス制を成功させるためには、まずは社内のペーパーレス化を図る必要があります。

近年はテレワークが進み、データ共有のクラウド化など、デジタルツールが多く使われるようになっています。

テレワークになっても円滑に業務を進めることができている企業は、フリーアドレス制を取り入れても成功する環境が整っているといえます。
 

しかしA社の場合は紙の書類を多く取り扱っており、フリーアドレスを導入する前にまず可能な書類は全てデジタル化し、ペーパーレスでも働ける環境を整えておくことが必要だったのではないかと考えられます。

持ち運ぶ書類が最小限で済めば、上記のような失敗例は減少するでしょう。

どうしても紙ベースの書類を持ち運ぶ場合は、個人の移動式引き出しを導入することも一つの解決策です。

ただし、機密性の高い情報や個人情報の取り扱いが多い業種は、セキュリティ対策を強化する必要がありますね。

また、フリーアドレス制では書類だけでなく、私物の管理もきちんとしなければいけません。

個人デスクがあれば、デスクまわりに上着や私物をごちゃごちゃ置いてしまいがちですが、それらを整理して仕舞うことのできる個人ロッカーが必要になります。

フリーアドレス制を導入される際は同時に個人ロッカーの設置もセットで考えた方が良いですね。
 

これらのことを想定し、環境を整えた上でのフリーアドレス導入であれば、きっとイメージするようなスマートなフリーアドレス制オフィスで働くことができるのではないでしょうか。

また、他社のイメージをなんとなく真似るのではなく、自社のオフィスをフリーアドレス制にする目的を明確にし、導入前に社員全員へ共有しておくことも、より成功へ繋げるコツになります。