オフィス環境美化で仕事能率アップ！無理なく続く清掃の秘訣3選

キレイに整ったオフィス環境を見ると、あなたはどのような印象を持ちますか？
あなたが就職・転職活動をしている人の場合は、「この会社で働きたいな」と感じることでしょう。
商談先の立場なら、その会社への信頼度が上がることと思います。

しかし美しく清潔なオフィスづくりは、ただ来客やスタッフのイメージをアップさせるためだけに行うわけではありません。オフィスの美観は、従業員や会社全体の業務効率・能力アップにも大きく影響を与えるのです。

当記事では、無理なく続けられるオフィス環境美化と清掃方法について考えていきます。オフィスを明るく働きやすい環境にしたいとお考えの方は、ぜひご参考にしていただけますと幸いです。

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オフィス環境美化のメリット

オフィス環境をキレイに保つことにより、次のような好影響があります。
 

従業員の健康が向上する

コロナ禍以降、衛生面が何よりも重視される世の中になりました。衛生面を疎かにすることにより、悪性のウイルスなどが感染し身体や生命を脅かす深刻な事態となることも起こり得るからです。

正しい清掃をすることで大切な働き手である従業員を守ることができます。
 

ロスの削減

整っていて物が可視化しやすい環境下では失くし物や探し物が減り、時間や備品のロスを防ぐことができます。そのロスタイムを別の仕事に充てられますし、頻繁な備品購入の出費も防ぐことができて一石二鳥ですね。
 

従業員の人間関係が良くなる

整然とした場所に居ると心地よく、同僚や部下にも優しい気持ちで接することができます。

また、ロスタイムが減り余裕ができたことにより、さまざまなアイデアも生まれやすくなります。もし何らかのトラブルが起こった際でも、整ったオフィス環境で落ち着いて集中して考えることにより、それを未然または最小限に食い止めることができるでしょう。

なぜオフィスが整わないのか？

一般社団法人日本オフィス家具協会（JOIFA）が、興味深い従業員アンケートを行いました。

オフィス環境の良し悪しは、仕事に影響すると思うかどうかという内容です。それによると「仕事の成果をあげることに影響する」が64.8％、「仕事に対するモチベーションに影響する」が71.4％という結果が出ました。

多くの従業員がオフィス環境の整備や美化が必要だと感じていることが分かりますね。

しかし「機会があれば、自分の働くオフィスづくりに参加したい」と考える人の割合は40.5％と一気に下がります。これはなぜでしょうか？

それは従業員個人個人が「オフィス清掃・美化は面倒だ。他の人に任せたい」「自分の業務には関係ない」「掃除は、他の誰かがする（してくれるだろう）」と考えているからではないでしょうか。このように考えられているオフィスでは清掃・メンテナンスの押しつけ合いになり、ますます環境が悪化するばかりです。

オフィスを整えるのは、他人任せでは進みません。かといって、いやだと思いながら渋々清掃するのでは続きません。従業員個人個人が「清掃するのはラクだ」「仕事がしやすくなった・楽しくなった」と感じる環境にしていくのが、オフィスをキレイに保ち続ける秘訣です。

オフィス清掃のルール作り

いきなり「美化！」「清掃！」と言われても、従業員はどのようにオフィス清掃をすれば良いのか分からず戸惑います。
従業員個々のオフィス美化意識を高めるには、明確なルールが必要でしょう。
ここからはオフィス清掃を継続させるために重要なルールについて、3選にしぼって紹介いたします。
 

1.不公平感の無いルール作り

オフィス清掃でまず問題となるのが「負担の偏り」です。オフィスは複数人数が集まる公共の場なので、いろいろな人がいます。中には要領良く逃げる人、他の従業員に押しつける人も出てくるでしょう。また、それを断りきれず引き受けてしまう人もいます。

それではほぼ毎回決まった人にしわ寄せが行き、せっかく真面目に働いてくれる従業員の業務効率が低下してしまうかもしれません。

そのようなことが起こらないよう、不公平感がなく「平等に清掃・美化を行う」ルールが必要です。

デスクなど個人が使うものは、本人が担当。みんなで使う公共の場は、必ず全員が当たる日替わり当番制が良いでしょう。

当番制の場所は項目が細分化された清掃チェック表を設置し、手間をかける度合いを均等にする工夫も必要です。誰が清掃したか分かるよう、最後に清掃者のサインと実行日時も記入しましょう。
 

2.日常清掃のルール化

埃や物が蓄積した場所を一気に大掃除しようとすると大変ですが、毎日コツコツと行うならあまり手間が掛かりません。家庭の掃除でも同じではないでしょうか。

誰かが代わる代わる使う場所は「使った人がついでに軽く掃除する」というルールがおすすめです。

たとえばコーヒーメーカー・ウォーターサーバー・電子レンジなどの休憩時に使うものや、コピー機などの頻繁に使う事務機器などがあります。これらの場所の清掃方法は、「面倒にならず、簡単に清掃できるシステム」がポイントとなります。

容易に手が届く場所へダスター（拭き掃除用）やスプレー洗剤、ゴミ箱などをあらかじめ設置しておきましょう。スタイリッシュでオシャレなボトルを使うと、見える位置に置いておいても雰囲気を崩さず、楽しい気分で清掃できますね。

また、ダスターは洗う手間が要らない使い捨てのものがおすすめです。

個々のデスクの清掃・整理整頓は、就業終了前か開始時の15分前後の時間をクリーンタイムにしても良いというルールはいかがでしょうか。
清掃や整理整頓が就業時間とは別のサービス残業扱いになると、嫌気がさして後回しにしがちです。
仕事の一環として含まれているなら、毎日コツコツと行う気になりますよね。
 

3.決まった掃除グッズを使う

コスパが良く、使いやすいものを使う。そうは言っても最初は何が良い物かよく分かりません。清掃用品に詳しい人がいるならその人の意見を取り入れても良いのですが、全員に使いやすい物かどうかは疑問です。

まずはお試し的に取り入れてみて、使いきる頃にアンケートを取るなどの情報収集を試みるのはいかがでしょうか。最初は試行錯誤しながらでも大丈夫です。従業員みんなが使いやすいグッズや洗剤を決めていきましょう。

洗剤やグッズが統一されると見た目が整いますし、多種の物をバラバラに買わなくて済むので効率よくコストも下げられます。

洗剤類は個人差で皮膚アレルギーなどがある人もいるので、なるべく強い薬剤を用いるのは避けましょう。天然由来のものや手肌に優しいという評判のものがおすすめです。

それでも合う洗剤が決まっていて他のものを使えないという人がいる場合は、話し合いで決めましょう。コストが合うなら備品として用意する、高価な場合は話し合って持参してもらうかビニール手袋を装着して皆と同じ備品を使ってもらうか、ケースバイケースになります。

オフィス内装・設備のリフレッシュも重要

いくら従業員の協力があっても、内装や設備の劣化は掃除だけではごまかせません。
特にお手洗い・洗面所などの水回りや、床・壁・天井などの内装ハード面は、やはり定期的な入れ換えやメンテナンスが不可欠です。

水回り機器の老舗であるTOTO株式会社のアンケート調査では、「快適性が仕事に影響すると思う場所」について66％の従業員が「化粧室（トイレ）」と答えて断トツ一位となっています。

しかし、オフィストイレの美観や衛生を、清掃だけで保つことは困難です。床・壁・便器周りなどの設備自体が、最初から掃除しやすく清潔で快適に過ごしやすい環境であることが必要不可欠でしょう。

オフィスの床・壁・天井などは、色やデザインを変えるだけでも印象やそこで働く従業員たちの心持ちが変わります。雰囲気を変えるついでに、数年後のことまで考慮して耐久性の良い丈夫な材質のものを選ぶのも良いですね。

今のオフィスをより良い方向へイメージチェンジするビジョンは湧きましたでしょうか？

オフィスのリフォーム・リノベーション箇所やイメージが固まりましたら、次に心配なのが工事の日取りですね。

「リフォーム中に通常の業務が行えるだろうか？」「その間は休業しなければいけないのかな？」という不安をお持ちではないでしょうか。

大阪にオフィスを構えているならおすすめの内装業者があります。
 

法人専門内装プロ

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「低予算で」「こういった雰囲気や効果のあるオフィス環境にしたい」などのご相談もお任せください。

まとめ

今回はオフィス清掃や環境美化のコツをご提案いたしました。ポイントは２点、「全員が平等に清掃する」ことと「明確なルールづくり」です。

みんなが使える掃除アイテムの選定も、平等なルールづくりの一つです。使いやすいこともポイントですが、敏感肌の従業員に負担をかけない手肌に優しい洗剤選びも必要です。

清掃だけでは補えない箇所は、リフォーム・リノベーション・施工も視野に入れてみてください。

オフィスは、従業員全員の共有の場です。押し付け合うことなく、進んでみんなが清掃に取り組みやすい環境にできると理想的ですね。

従業員全員がチームとなって、無理なく楽しく続けられるオフィス美化に取り組める環境を目指しましょう。