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業務の効率化を図るために、紙の文書からデジタル文書への切り替えを進めている企業も多いでしょう。実際、ペーパーレス化を進めることは会社にとってさまざまなメリットをもたらしてくれます。
本記事ではペーパーレス化を行うメリットから、導入の手順まで解説します。ペーパーレス化を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
ペーパーレスとは、作成した文書を紙に印刷することなく、紙のまま保存することを指します。ペーパーレスを会社で進めていくことをペーパーレス化といい、近年ではコストの削減や作業効率を向上させるために取り組む企業も増えています。
ペーパーレス導入の一例として、以下のような取り組みが挙げられます。
・書類をデジタル化する
・押印をデジタル印に変更する
・インターネットFAXを活用する
特に、紙の文書が増えて、管理が乱雑になってしまっている場合は、ペーパーレス化に取り組むことで大きなメリットを得られるでしょう。
ペーパーレス化をすることによって業務の効率がアップしたり、経費の削減ができたりとさまざまなメリットがあります。それぞれのメリットの詳細について確認していきましょう。
紙の文書をデータ化してクラウドにアップロードすることで、遠く離れた人ともデータを共有できます。そのため、文書が必要な際に、わざわざ遠くから取り寄せる必要がありません。
また、データ化することでファイル名で検索をかけられるようになるため、書類を探す手間も省けます。このように、ペーパーレス化を導入することで、従業員は時間を有効に使えるようになります。
結果的に、会社全体の業務効率を向上させる効果を期待できるでしょう。
ペーパーレス化に取り組むことによって、経費の削減につながります。紙を印刷するには、用紙代やインク代などさまざまな費用が必要です。
さらに、紙の書類を郵送するには郵送費もかかります。しかし、ペーパーレス化を導入することで、これらの経費は最小限に抑えられます。わずかな費用でも積み重なると大きな金額となるため、経費の削減を考えている場合は、有効な取り組みとなるでしょう。
データ化された文書はオンライン上で確認できるため、仕事によっては社外からでも業務を進められるようになります。その結果、自由な働き方に対応できるようになり、テレワークの導入を促進できるでしょう。
テレワークが進むと従業員のモチベーションも向上するため、導入を検討している場合はペーパーレス化から始めてみるのがおすすめです。
紙の文書の場合は、物理的なセキュリティ対策しか方法がないため、会社に盗難が入ったら情報が漏洩してしまうリスクがあります。一方で、データ化された文章ならアクセス権限を設定することで、情報を盗まれるリスクを低減できます。
しかし、ITに疎いとセキュリティが不十分になり、不正アクセスを許してしまう危険性がある点には注意しましょう。
紙の文書の場合、従業員が社外に持ち出した際に紛失してしまうリスクがあります。しかし、データ化された文書なら、バックアップを取っていれば間違って削除してしまっても復元が可能です。
定期的なバックアップを取り、デジタル上で文書を管理することで、予期せぬトラブルにも柔軟かつ迅速に対応できます。そのため、紛失したらまずいような文書こそ、積極的にデータ化に取り組むようにしましょう。
ペーパーレス化は、初期費用がかかる点と最低限のITスキルが必要な点がデメリットといえます。それぞれのデメリットについて確認していきましょう。
ペーパーレス化を進めるにあたって、必要になるのがパソコンやタブレットといった電子機器の導入費用です。完全なペーパーレス化を図るなら、人数分の電子機器が必要になります。
また、セキュリティを強化するためのソフトウェアや、ネット環境の改善にもコストはかかるでしょう。そのため、ペーパーレス化のための設備が整っていない場合は、導入のハードルが高くなります。
予算によっては、範囲を限定してペーパーレス化を導入することも検討しましょう。
データ化された書類の閲覧には、最低限のITスキルが必要です。そのため、ITに疎い従業員がいる場合は、パソコンやタブレットの使用方法から教育しなければいけません。
また、慣れ親しんだ紙の文書が廃止されることによって、利便性が悪くなったと不満が出る場合もあります。ITに疎い従業員のためにセミナーを開催するなどして、ITの必要性について理解してもらう必要があるでしょう。
ペーパーレス化を取り入れる際は、以下の流れで行うことで効率的に進められます。
1.ルール決めや従業員への周知
2.クラウド型ツールの導入
3.結果の検証
それぞれのフェーズについて詳しく見ていきましょう。
まずは、どの部分がペーパーレスにできるかを評価して、計画を立てておくことが大切です。導入に計画性がなく、すべての書類を一気にデータ化してしまうと、作業の手間や電子データに慣れるまでに時間がかかります。
また、書類には法律によって、電子化できないものもあるため、どのような書類を電子化するのかを定めたルールを従業員用に用意しておくことも大切です。
計画やルールが決まったら、従業員にペーパーレス化の意識を持たせるために周知を行いましょう。せっかく取り組みを始めたとしても、従業員の意識が低かったり周知がされていなかったりすると、いつまで経っても導入は進みません。
そのため、最初のフェーズとして、ペーパーレス化のルール決めや周知を行うことが大切です。
ペーパーレスを導入するうえで必須なのが、クラウド型ツールの導入です。クラウド型ツールを導入すれば、大量のデータを安全に保管できます。
ツールは目的達成にとって高い効果を発揮してくれるものを選択しましょう。コストパフォーマンスの良さや使いやすさを考慮して選定していきます。
また、クラウド型ツール以外に導入しておきたいのが、スキャナーやディスプレイなどの機器です。ほかにも、ネット回線を強化するなど、環境の改善にも取り組みましょう。
ペーパーレスの取り組みを行ったら、効果の検証も忘れずに行いましょう。想定していた効果が見られない場合は、ペーパーレス化の方法や、ツールの見直しを検討する必要があります。
また、ペーパーレス化の進行が滞っている場合は、従業員にルールがしっかり浸透しているかや、個々の意識が低くないかを確認しましょう。どれほどの効果が出ているかを把握することによって見えてくる問題点もあるので、定期的に効果の検証は行うようにしましょう。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
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今回は、ペーパーレス化を導入するメリットや手順について紹介しました。ペーパーレス化は、業務効率のアップやコストの削減につながるため、積極的に取り入れたい対策の一つです。
導入する際は、ルール決めと周知を徹底して計画性を持った取り組みを行うことが大切です。会社の生産性を上げるためにも、ぜひペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。