オフィスでの仕事を効率化！ノートの効果的なまとめ方テクニックガイド

オフィスでの仕事を効率化するためには、メモの取り方が重要です。
しかし、メモを取る際の正しい方法や効果的なまとめ方を知らないと、効率的に知識が得られないこともあります。

本記事では、仕事でのメモの役割から始め、具体的なノートの選び方やメモの整理術、さらには実践的なメモ術のテクニックまでを解説します。
仕事効率を向上させるための秘訣を見つけるために、ぜひ最後までご覧くださいね。

※本記事はプロモーションを含む場合があります。　

1: メモの重要性と効果

仕事において、情報の整理やタスクの管理は非常に重要です。そのために、メモを取ることは欠かせないスキルといえます。まずはメモの重要性と効果を考えていきます。
 

1-1. 仕事でのメモの役割と重要性

メモは、重要な情報やアイデアを記録するための手段です。特に仕事においては、上司から教わった情報を書き取り、内容を忘れることを防ぐ、顧客との打ち合わせでの内容を控えておくことなどが主な役割として挙げられます。他にも、情報の整理や共有、アイデアを書き取るなど、メモは社会人として必須のスキルです。

メモを取ることで、情報の整理が容易になります。重要なポイントをまとめて記録することで要点を掴む習慣が身につき、効率的な業務遂行が可能となります。さらに、自らが取ったメモを共有することで、チーム全体のコミュニケーションも円滑になります。

また、メモは情報の整理や共有だけでなく、失われた情報を再度思い出す手助けにもなります。次々にタスクが降ってくる忙しい日々の中で、メモを取ることで重要な情報を確実に記録し、利用することが可能です。
 

1-2. メモを取ることのメリットと効果

メモの基本的なメリットは情報の整理や共有、思考の整理、アイデアの記録などで、業務のあらゆる面で役立ちます。メモを取ることで、情報を効果的に記録し、再利用することが可能となります。メモを取ることで忘れることを防ぎ、ミスやミスコミュニケーションを防ぐ効果もあります。

また、メモを取ることは相手からの信頼を得ることにもつながります。

熱心にメモを取る姿は、相手にとって自分の話を真剣に受け止めてくれている印象を与え、相手に対する尊重や真摯な関心を表すものとして、好感度を高める効果があります。メモを通じて前向きな姿勢を示すことで信頼関係を築くことができます。信頼を得ることで、より多くの仕事や責任を任される可能性が高まり、結果的に自己成長やキャリアの向上につながるでしょう。

それだけでなく、2014年にはパム・A・ミュラーとダニエル・M・オッペンハイマーの2名の研究者が発表した論文「ペンはキーボードより強し」（原文タイトル”The Pen Is Mightier Than the Keyboard: Advantages of Longhand Over Laptop Note Taking”）にて、ノートとペンでメモを取るのとPCでメモを取るのでは、前者の方が学習効果が高いとの実験結果が示されました。

メモを取ることは情報をまとめる以外にも大きなメリットがあるのです。

2: ノートの効果的なまとめ方

仕事ではメモを取るだけでなく、それを効果的にまとめることも重要です。最適なノートの選び方や整理方法によって、情報の整理や検索が容易になります。では、ノートの効果的なまとめ方について詳しく見ていきましょう。
 

2-1. ノートの種類と選び方

ノートの種類と特徴
ノートは、線やドット、方眼などのページ形式や、サイズやカバーの材質など、種類がさまざまに異なります。また、リングノート、バインダー、冊子形式なども使用方法に応じて選ぶことができます。

仕事に適したノートの選び方
仕事に適したノートを選ぶ際には、使用用途や好みに合わせて選ぶことが重要です。ページ数やサイズ、紙の質なども考慮しましょう。テキストのメモが多くなる場合は罫線入り、図を書くことがあるなら方眼、イラストなどを多く描くことがある、自由に書き込みたい場合には白紙のものを選ぶのがいいでしょう。

ノートの使い分けのポイント
複数のノートを使い分けることで、異なる目的やプロジェクトごとに情報を整理することができます。例えば、会議用のノート、タスク管理用のノート、アイデアのためのノートなど、使い分けることで効果的な情報管理が可能となります。
 

2-2. メモとノートを使い分ける

メモを取る、ノートを取ると表現しますが、これらを使い分けることで情報の整理や再確認が容易になります。

すぐに対応するべき備忘録として書き込むならメモに、後々に残したいものや時間を取ってじっくり対応する必要があるものはノートに書くなど、内容を区別して活用することでより効果的な運用が可能です。例えば、「明日の朝9時に電話をする必要がある」という内容ならメモに、教わった内容のインプットはノートに、といった具合です。

短期的なものはメモに、長期的なものはノートに書くと押さえておきましょう。

3: 実践的なメモ術のテクニック

仕事で取るメモには、さまざまなテクニックがあります。そのメモを活用することで効率的に仕事を進めることができますよ。この章では、実践的なメモ術のテクニックについて探っていきましょう。
 

3-1. 5W1Hを意識する

5W1Hは「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という6つの要素を指します。これらの情報を書きとることを意識することで、メモをより素早く正確に記録することができます。

5W1Hを意識することで、メモの内容がより具体的になり、情報の欠落や誤解を防ぐことができます。また、これらの情報を書きとるために質問することにより相手も情報の補完や整理が行われるため、効果的なコミュニケーションや問題解決につながります。

5W1Hを意識したメモは、情報の精度や完全性を高めるだけでなく、効果的な意思疎通や業務の円滑化にも役立ちますよ。
 

3-2. ノートを前後から使う

一冊のノートのみを使用すると、情報の書き取りやアイデア出しなどが混ざった状態になり、内容の把握や、必要な情報へのアクセスが困難になることがあります。かといって、ノートを大量に分けておくのも管理の手間が増えてしまいます。それを防ぐための方法として、ノートを前後から使う方法があります。

自分の中でルールを決めましょう。例えば以下のような分け方が考えられます。

・前は通常通り整理しながら書く、後ろはとっさに急いで書き込むとき用
　→情報が散らかりにくい。

・前は打ち合わせのメモ、後ろは発想のメモ
　→インプットとアウトプットを明確に分けられる。

自分の業務や使いやすさに合わせてルールを決めて前後から使うことで、情報の整理がやりやすくなります。
 

3-3. 電子化する

メモを電子化することで、紙のメモと比べて情報の保管や管理が容易になります。また、デジタル化されたメモは携帯性が高く、いつでもどこでもアクセスできてより便利になりますよ。

メモを電子化するのにはさまざまな方法があります。もっとも簡単なのはスマートフォンのカメラで撮影する方法です。また、「OCR（Optical Character Recognition/Reader）」と呼ばれる、画像の文字部分をテキストデータに変換する機能がついたアプリを使用するのもおすすめです。テキストデータにすることにより、検索で情報を見つけることが容易になり、管理がしやすくなる利点があります。

他にも、スマートノートブックを使う手もあります。専用の用紙やノートを使用し、アプリと連携してスキャンが容易になっているものです。とくに有名なものが「ロケットブック」と呼ばれる商品で、スマホをかざすだけでスキャンができ、書いたものは水で消えるため半永久的に使用が可能なのが特徴です。

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まとめ

この記事では、仕事で効果的なメモ術のテクニックについて解説しました。メモはただ情報を書き留めるだけでなく、好感度、信頼関係の向上や学習効果もあることが分かりました。

基本的ではあるものの抜けやすい「5W1Hを意識する」というテクニックは、素早く効率的なメモのためには必須スキルであり、すぐにでも実践できるものです。

前後から使うノート術や電子化も取り入れながら、業務の効率化や成果の向上につなげていきましょう。