- オフィスお役立ち情報
リモートワークが普及した現在、対面でのコミュニケーションが減り、雑談の機会も減少していると感じている方は多いのではないでしょうか？
オフィス内で上司や同僚と雑談によるコミュニケーションは取れていますか？
そこで今回は、雑談の重要性と、ちょっとした会話のコツを紹介します！
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
雑談は業務に直接関係しない、お互いの趣味や日常生活についての情報共有の場です。
しかし、このようなカジュアルなコミュニケーションは、社員のメンタルケアだけでなく、生産性やモチベーションの向上にも効果があると言われています。
スティーブ・ジョブズは「創造性は何気ない会話から生まれる」と述べており、上司や同僚とのちょっとした会話から、業務に関するヒントを得られたりするかもしれません。
また、雑談を通じて周囲の人々との関係性が深まり、「心理的安全性」が向上します。
心理的安全性とは、組織内で自分の考えや意見を安心して表明できる状態のことを指します。
心理的安全性が高まると、会議やチームの中で自由に意見を出し合いやすくなり、より効果的な意思決定や問題解決が行われるようになります。
実際、Google社が心理的安全性は「成功するチームの構築において最も重要なもの」と発表したことで世間でも注目を集めました。
さらに、社員が雑談しやすい環境が整うことで、オフィスの心理的幸福度が向上すると考えられます。
働きやすい環境が整うことで、社員の満足度や働き方の充実度が高まり、結果として企業の業績向上にもつながるでしょう。
では、雑談の機会はどのようにすれば増やせるでしょうか？
ただオフィスで雑談をするだけでは、他の社員が業務に集中しにくくなったり、電話対応が困難になる可能性があります。
以下にオススメの方法をご紹介します。
テーマをいくつか用意し、社員同士が話し合う場を設けることで、共通の話題や情報の共有が促されます。
例えば、新入社員を集めて自己紹介をすることで、お互いの人柄を知ることができます。
また、オフィスでよく使用するツールの説明や使い方の共有を行うことで業務がしやすくなり、業務の効率化や円滑なコミュニケーションの機会を増やすことができます。
社員が自然と立ち寄り、滞在したくなるような場所を設けることで、雑談の機会が生まれます。
こういった空間のことをマグネットスペースと呼びます。
カフェエリアや喫煙所、印刷機の周辺など、磁石に吸い寄せられるように人々が自然に集まるスペースを確保することが重要です。
オフィスのレイアウトを見直し、雑談をしやすくなる空間を作ることをおすすめします。
たとえば、カフェスペースを設置することで、雑談による心理的安全性の向上だけでなく、オン・オフの切り替えもできるでしょう。
「このお菓子、美味しいですね」
「確かに、こういうの好きだなぁ」
「最近オープンしたこんなお店があるのご存知ですか？」
といった会話が自然に生まれ、雑談の機会が増えるかもしれません。
雑談することは、上手に話すことだけではありません。
オフィスでの雑談では、主に以下の点に注意することが重要です。
雑談の目的は、関係性を築くことです。
雑談を通じて他の人とのつながりを感じ、信頼関係を構築することが大切です。
相手の興味や関心を知り、共通の話題を見つけることで良好な関係性を築くことができます。
雑談をする際は、話しやすい雰囲気を作り出すことが重要です。
相手に対して優しさや思いやりを持ち、相手の話をしっかりと聞き、共感や理解を示すことで安心感を与えることができます。
相手がリラックスして話せる環境を作ることで、より深いコミュニケーションが可能になります。
話し上手であることも重要です。
自分の話が面白く、興味深いと感じてもらえることで、相手との関係性を深めることができます。
軽いユーモアや笑いを交えたり、ポジティブな話題や興味深いエピソードを共有したりすることで、雑談の中で楽しい瞬間を作ることができます。
豊富な話題やエピソードを持ち、相手に合わせた会話を展開できると良いでしょう。
場の緊張感をほぐし、より良い協力関係を築く手助けとなります。
相手によって、話すか聞くかを使い分けることも大切です。
相手が話したいときは聞き役に徹し、相手の話に共感やフィードバックを提供することで、関係性を深めることができます。
一方で、適度に自分の話を交えることも必要です。
これらのポイントを意識しながら雑談を行うことで、より良い関係性を築き、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
雑談を始める前に、以下のポイントを覚えておきましょう。
これは雑談の際に避けるべき行動の例です。
例えば、相手が「私はラーメンが好きで、よく行くお店があるんです」と話していたとしても、「そうなんですか！自分もラーメンが好きでどこそこによく行って、オススメはあれでこれです！」と自分の話を優先してしまうことは避けましょう。
相手は自分の話が遮られることで興味を失ってしまいます。
自分の自慢話ばかりをすると、相手は嫌悪感を抱いてしまいます。
雑談ではお互いが楽しめる話題を選び、自慢話は控えましょう。
共通の興味や趣味にフォーカスすることで、お互いにとって有意義な会話が生まれます。
相手が関心を持っていない話ばかりを続けると、相手は退屈してしまいます。
会話の中で相手の興味関心を感じ取り、共通の話題や興味のあるトピックに移行することが大切です。
相手の気持ちに配慮した会話を心掛けましょう。
例えば、「身内に不幸があって」と話しているときや「自分は今こんなに落ち込んでて」というネガティブな話題は雰囲気を暗くし、相手にとっても好ましくありません。
辛い気持ちを共有したい場合は、適切なタイミングや場を設けて話しましょう。
これらのポイントを意識しながら雑談を行うと、より円滑なコミュニケーションができるでしょう。
やってはいけない雑談の広げ方は以上です。
それではいよいよ本題、雑談のコツです。
雑談を円滑に進めるためのポイントについて解説します。
ただし、これはあくまで一つの手法であり、状況によって柔軟に応用する必要があります。
まずはお互いが共通で理解しやすい、簡単で分かりやすい内容から話を始めましょう。
「今日は午後から雨が降るみたいですね」
「最近新しくラーメン屋ができましたよね」
「実は猫を飼い始めまして」
などといった話題が適切です。
相手の趣味や関心事についても話してみると良いでしょう。
また、相手の持ち物や服装などから話題を広げるのも効果的です。
自分が話を進めるために必死になっていませんか？ 焦る必要はありません。
相手もきっと会話を楽しみにしているはずなので、質問をして相手の話を聴くことに重点を置きましょう。
「傘を持ってきましたか？」
「そのラーメン屋、行ってみましたか？」
「猫はお好きですか？」
など、相手に興味があることを伝えるために質問をしましょう。
このようなやり取りを通じて、お互いの関心や関係性を築いていくのが良いですね。
質問の方法には「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」の2つがあります。
「クローズドクエスチョン」とは、はいかいいえの2択で答えられる質問や限られた回答範囲を持つ質問です。
先ほどの例ではいずれもクローズドクエスチョンを使用していました。
「傘を持ってきましたか？」に対し「ええ、もってきました」「傘はありません」といった回答になりますね。
「オープンクエスチョン」は、回答が人によって変わる質問です。
「自分は特に猫が好きなんですけど、好きな動物はありますか？」など、相手に自由な回答を促す質問です。
会話を広げるために、まずはクローズドクエスチョンから始め、会話が進んできたらオープンクエスチョンを活用しましょう。
相手の情報を聞き出せれば会話が自然と広がっていきます。
さらに、以下の3つのポイントにも意識を向けましょう。
・相手に関心を持つ
・相手のリアクションを観察する
・過去に話した内容を覚えておく
これらを心掛けることで、会話はスムーズに進み、楽しく交流を深めることができます。
注意点として、年齢や居住地、家族についてのプライベートな質問は避けましょう。
そうした質問は関係性が築かれた後に行うのが望ましいです。
楽しく雑談ができるコツを覚えたら、次に雑談がしやすくなるスペースを作るのはいかがでしょうか？
執務室で雑談をするのは周りの迷惑になる可能性もあるので、カフェエリアやパーテーションなどで空間をわけてちょっとしたスペースを作るのがオススメです！
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今回は雑談のコツについてご紹介しました。
会話をスムーズに広げるためには、さまざまなジャンルの知識を身につけたり、メディアでの流行情報を収集して会話のバリエーションを増やすことも大切です。
もちろん、雑談はお互いが楽しむことが目的ですので、自然体で話すことを心掛けてください。
また、雑談のスキルは練習によって向上しますので、日常的に積極的に会話を楽しむ機会を作ってください。
楽しく会話を広げることで、より豊かな人間関係を築くことができるでしょう。
ぜひ、今回の記事を参考にして、魅力的な雑談を楽しんでくださいね！