- オフィス環境
リモートワークを実施していると、従業員の出社率は以前と比べて低くなっているのではないでしょうか。
このため、個人専用のデスクからフリーアドレスデスクに切り替える企業が増えています。
しかし、フリーアドレスデスクへの移行は失敗するケースも多く、課題がまだまだ存在します。
今回はそもそもフリーアドレスデスクとは何か、そしてどのようなメリットやデメリットがあるのかを詳しく説明します。
さらに、失敗しないためのコツも含めて解説します。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
Contents
かつては各従業員には専用のデスクが割り当てられ、仕事はそのデスクで行うのが一般的でした。
しかし、最近ではリモートワークと出社を組み合わせた柔軟な働き方であるハイブリッドワークが広まり、出社率は低くなっている傾向にあります。
出社率の低下により、出社率が低い従業員の専用デスクや周りのスペースなどを常に確保しておくと、それらのエリアは無駄なスペースとなってしまいます。
そういったオフィス内のデッドスペースを有効活用するため、企業の中には「フリーアドレスデスク」という共有のデスクを導入するところも増えています。
見た目はオシャレなカフェのような雰囲気です。
居心地のよいカジュアルな雰囲気の執務室であり、落ち着いて仕事を進めることができそうです。
オフィスの通路脇に設置されたフリーアドレスデスクです。
テーブルの下には荷物を置いたり、廊下側の棚には共有の文房具などを保管することもできます。
執務室には個人デスクを残しつつ、フリーアドレスデスクを設置する形態です。
このようなスタイルの執務室は、柔軟に活用することができますね！
フリーアドレスデスクにすることで見込めるメリットは4つあります。
・柔軟な活用が可能になる
・業務の効率や生産性向上
・スペースの有効利用ができる
・美化意識の向上
プロジェクト単位でチームを編成する場合、デスクと人の関係性がなくなります。
そのため、レイアウトの変更や人数の増減に非常に柔軟に対応できるようになります。
チーム単位で行動する際、対面でのコミュニケーションがさらにスムーズに行えるようになります。
業務の相談なども容易に行えるため、仕事に対するモチベーションが高まり、生産性の向上や従業員間の関係性のさらなる改善にもつながることが期待されます。
固定デスクだけでは、デッドスペースが多くなりやすいです。
一方、フリーアドレスデスクを導入することでデッドスペースを減らしつつ、他の設備を配置することも可能です。
さらに、カフェスペースやリフレッシュスペースなどを設けることで、従業員のモチベーション向上につなげることもできますね！
フリーアドレスデスクは共有スペースとして利用されるため、個人の美化意識向上に繋がります。
清潔で整頓されたワークスペースだと皆嬉しいですよね。
書類や文房具などが乱雑に散らかったデスクよりも、スッキリとしたスペースにすることで生産性向上も期待できます。
以上がフリーアドレスデスク導入のメリットです。
コミュニケーションの活性化を促進しつつ、柔軟な活用が可能な点が大きな利点になります。
ただし、フリーアドレスデスクにはデメリットも存在します。
フリーアドレスを導入することによるデメリットとしては次のようなことが考えられます。
・マネジメントが難しくなる
・集中力低下の可能性
・帰属意識の低下
個々のデスクが廃止され、自由な場所で働くようになると、管理者側はマネジメントが難しくなる可能性があります。
例えば、来客があった場合や電話対応が必要な場合など、個人の所在をすぐに特定することが難しくなるかもしれません。
また、チームメンバーが常に同じ場所にいないため、コミュニケーションやタスクの割り振りも調整が必要になるでしょう。
これらの課題を解決するためには、適切なコミュニケーションツールやスケジュール管理の仕組み、チーム内の協力と連携が不可欠です。
共有スペースでは、他の人の電話の声や周囲での会話が気になって集中できない場合があります。
特に集中力を必要とする作業を行いたい場合には、利用しにくくなる可能性も。
集中力の低下からオフィスで業務を行うのが億劫に感じると、出社に対して嫌悪感を覚えることも考えられます。
また、同じ部署の上司や同僚と常に近くにいる機会がなくなるため、会社への帰属意識が低下する恐れもあります。
このような状況が続くと、不満が増え、結果として離職に繋がる可能性もあります。
フリーアドレスデスクは多くのメリットをもたらす一方で、デメリットも見過ごすことはできません。
では、フリーアドレスデスク化を成功させるコツを解説します。
まずはフリーアドレスデスクを導入する目的を明確にし、従業員に浸透させることが重要です。
ぼんやりとしたイメージだけでフリーアドレスデスクを導入してしまうと、形骸化してしまう可能性があります。
フリーアドレスデスクを導入する理由や、それによって得られるメリットとコストのバランスを考慮することが重要です。
この2つのポイントが重要な要素となります。
とある企業では営業部の活動において、円滑なコミュニケーションを促進するためにフリーアドレスデスクを導入しました。
これにより、他の部署や社内外とのやり取りがスムーズになる環境を実現しました。
このフリーアドレスデスクの導入は、明確な目的を持って行われました。
実際に成果もあり、社内の雰囲気が良くなったとの報告もあります。
リスクをケアしつつ成功させるには、さらにいくつかのポイントがあります。
フリーアドレスデスクの導入に伴い、マネジメント管理や着席時のルールを整備することが重要です。
明確なガイドラインやポリシーを策定し、従業員がスムーズに業務を行える環境を整えましょう。
社内コミュニケーションツールやSNSを活用すると、チームの動向や情報共有を円滑に行うことができます。
これにより、メンバー間の連携やプロジェクトの進捗管理が容易になります。
また、社内での動きを管理するアプリやソフトを導入することも有効です。これにより、席の利用状況の把握や予約システムの導入が可能になり、効率的なリソース管理が行えます。
マグネットスペースやハドルルームなどの設備も併せて導入することをおすすめします。
マグネットスペースは、従業員が自発的に集まり、情報の共有や意見交換、クリエイティブなアイデアの出し合いなどを行う場所です。
人々が集まりやすく、チームのコミュニケーションや協力を活発化させる役割を果たします。
また、ハドルルームの導入により、従業員が集中したい場合にそれをサポートすることができます。
ハドルルームは、静かで集中できる空間であり、重要な業務やプロジェクトに取り組む際に活用できます。
これにより、スピーディーな業務進行と作業効率の向上が期待できます。
書類はなるべく電子化し、電子データに変更していきましょう。
書類が増えると、持ち運びや整理整頓、保管場所の問題が発生してしまいます。
しかし、電子化することでこれらの手間を省くことができます。
電子データとして書類を保存することで、必要な情報にいつでもアクセスできるだけでなく、フリーアドレスデスクの効果的な活用も可能です。
デスク上のスペースが広く使えるため、作業効率が向上し、集中力を高めることができます。
また、電子化によって書類の損失や破損のリスクも軽減されます。
バックアップやデータの共有も簡単に行えるため、チーム全体での情報共有や協力も円滑に進めることができます。
パーソナルロッカーと呼ばれる個人のオフィス用保管庫を設置することもおすすめです。
従業員は必要な個人アイテムを安全に保管することができるようになります。
また、ロッカーの使用状況を確認することで、従業員の「出社の有無」を分かりやすくすることもできます。
例えば、出社時にはロッカーに社内業務中のマグネットを貼るなどの工夫を行うことで、他の従業員が一目で出社状況を把握できます。
パーソナルロッカーの導入は、従業員の利便性とセキュリティを向上させるだけでなく、オフィス内の整理整頓にも役立ちます。
各個人が整理されたスペースを持つことで、作業効率や心理的な快適さも向上するでしょう。
従業員のニーズを考慮し、個人のプライバシーとセキュリティを重視しながらロッカーの設置を検討してみてください。
フリーアドレスデスク化を検討する際には、管理部や人事部でいきなり「フリーアドレスデスクにする！」と宣言するのではなく、その目的や背景を従業員に明確に説明し、彼らの意見を積極的に取り入れましょう。
従業員の意見を尊重し、協力して進めることが成功させるにおいてとても重要です。
事前に従業員へのヒアリングやアンケートを実施すると良いですね。
従業員の意見や要望を集めることで、フリーアドレスデスク化のメリットや懸念事項を把握し、それに基づいた計画を立てることができます。
また、従業員が自身の意見が反映されていると感じることで、積極的に計画に参加しようとする意欲が高まります。
単なる変更ではなく、組織全体の意識改革やコミュニケーションの促進にもつながるはずです。
フリーアドレスデスク化を成功させるためには、実績のある業者と事前に相談し、計画を立てることが重要です。
適切なレイアウトや課題点、必要な備品などについて的確なアドバイスやサポートを受けられます。
実績のある業者は過去にフリーアドレスデスク化の導入実績やノウハウを持っているため、相談を通じて、ニーズに合わせた導入方法や解決策を見つけることができますよ。
大阪7区内(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区)でフリーアドレスデスクを検討しているなら、こちらの会社に相談してみてください。
大阪7区内の条件はありますが、低いコストで内装のリノベーションをしてくれます。
しかも、実績のある法人専門のプロならではの目線で、的確なアドバイスももらえます。
さらに、今のオフィスに入居したままの内装工事にも対応してくれるので、業務が滞る心配もありません。
フリーアドレスデスク導入にあたって必要な家具についても合わせて相談できまます。
是非1度問い合わせてみてくださいね。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp)
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
ハイブリッドワークが主流になり、形だけのフリーアドレスデスク化を進めた結果形骸化してしまった企業もあります。
成功させるためにも、従業員や頼れるプロの業者と一緒に計画していきたいですね。
フリーアドレス制を導入した際にはオフィス環境整備の経緯を自社サイトで発信し、従業員の意見を取り入れる企業であることをアピールすることもできます。
「この企業は従業員の希望や要望をしっかり取り入れて働きやすくしてくれる！」
と感じた求職者が増え、業績の向上にも一役買ってくれるかもしれません。
是非1度、検討してみてはいかがですか？