- オフィス環境
新型コロナウイルスの影響や働き方改革の推進によって、オフィスのあり方や働き方は多様な形となりました。
その中で注目されているのが「ホテリング」です。
ホテリングはフリーアドレスのオフィスが増加したことからより話題に上がるようになりました。
今回は、ホテリングの概要から導入のメリット・デメリット、成功させるポイントなどを解説します。
当記事を参考にして、オフィスにホテリングを導入してみてくださいね。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
ホテリングとは、従業員が出社する際にオフィス内で自らの席を予約するシステムのことです。
ホテリングは1990年代のアメリカにて発祥したオフィスの形であり、フリーアドレスから派生したとものとされています。
よくフリーアドレスと混同されますが、フリーアドレスは席を自由に選択できるのに対し、ホテリングは固定の席はないものの、自分の席を事前に予約する必要があるという違いがあります。
ホテリングの導入の効果として、オフィスという共有空間を柔軟な方法で活用でき、スペースの有効利用をすることができます。
テレワークの増加とともに日本でも注目を集めており、多くの企業がホテリングをオフィスに導入しています。
ホテリングは1990年代のアメリカが発祥ですが、なぜ今になって日本国内で注目されるようになったのでしょうか。
その理由として、働き方の多様化が進行した背景があります。
コロナ以降、リモートワークやWEB会議・商談の増加により、オフィスに出社する人数が減少しました。
それにともなって、オフィス内に固定の席を持たないフリーアドレスが広まりました。
しかし、フリーアドレスには、勤怠管理がしづらく、感染症が再度広がった場合に感染経路が特定しにくいというデメリットがありました。
そこで、出社する従業員を特定しながらオフィスをフリーアドレス的に利用できるホテリングのシステムが注目を集めているのです。
ホテリングは多様な働き方にマッチしており、どの業種、どんなオフィスでも扱いやすいという魅力もあり、さらに増加に拍車をかけています。
ホテリングの導入には多くのメリットがあります。その中で代表的なものを簡単に解説しましょう。
ホテリングは事前に席を予約する必要があるので、その予約履歴を閲覧することで勤怠状況を可視化できます。
これにより、感染が拡大した際に感染経路を確認できるというメリットがあります。
また、それだけでなく、誰がどこにいるのかを把握できる点も大きな利点です。
フリーアドレスの場合、従業員は自由にオフィスを利用できますが、どの従業員がどこで何をしているのかを瞬時に把握するのは困難です。
そのせいで業務が滞る場合もありますが、ホテリングを導入すればこういった問題も解決できます。
ホテリングの導入は感染症の対策にも効果的です。
感染経路を明確にできるだけでなく、席を限定して少人数の利用に制限すれば、オフィス内での密集を避けることができます。
また、予約の際に体調の確認をする、入室の際に体温確認や消毒を行うことで、感染の拡大を防ぐことが可能です。
従来のオフィスの形のように、多くの人が感染対策が不十分なまま出社することがなくなるため、感染拡大のリスクを最大限おさえることができるでしょう。
ホテリングを導入すればオフィスを省スペース化でき、オフィススペースを有効活用することができます。
例えば、営業担当の従業員は基本的に外回りが多く、固定のデスクをあまり必要としません。
そこでオフィスの形態をフリーアドレス的にしてホテリングを導入すれば、空いたデスクスペースを効率的に利用することができます。
また、ホテリングを導入することでオフィスの利用状況をデータ化できることも魅力です。
どのスペースがよく利用されているのか、利用されている時間や人数などのデータを収集し、今後のオフィス作りの参考にすることができます。
メリットもあれば当然デメリットもあります。以下の点に注意をしてホテリングの導入を検討しましょう。
ホテリングを導入するには、予約システムの構築と運用が不可欠です。
基本的にはオンライン上で完結できるようなシステムにする必要があります。
そのための導入コストは、ある程度かかると考えておくと良いでしょう。
また、ホテリングで利用する席が個室に近いものであれば、電子キーシステムの導入も必要になります。
これらの予約システムを構築・運用するためのコストは初期費用として必須でしょう。
ホテリングを導入したとしても、特定の従業員が常に利用していたり、結局席が固定されてしまうという問題も発生します。
そうなってしまえば、フリーアドレスにした意味がなく、効果的にホテリングの効果を発揮できません。
席はランダムになるようなシステムにしたり、連続して同じ席を選べないようにしたりと、ある程度の工夫が必要になってくるでしょう。
ホテリングを成功させるにはいくつかポイントがあります。以下の点に注意しながらホテリングを導入して、成功に導きましょう。
ホテリングの導入を検討するなら、まずは目的とそれに沿ったルールを明確にすることが大切です。
何のためにホテリングを導入するのか、ホテリングを導入することでどんなメリットを得たいのかを明確に言語化する必要があります。
目的がはっきりすれば、運用のルールも明確に定めることができるでしょう。
例えば、連続使用を禁止する、何日前までに予約をしなければならないなどの具体的なルールを決めることができます。
ただ漠然と導入するのではなく、明確な意図を持って導入を検討しましょう。
目的やルールが決まれば、使用人数もある程度予測をつけることができます。
利用する人数に合わせてレイアウトを考え、内装を作る必要があります。
この際に考えておきたいのが、余裕を持った空間作りです。
ホテリングは感染症対策の側面も持っているので、ソーシャルディスタンスを守った人数配置にして、人が密集することを避けるべきでしょう。
ただ、この点はオフィスや組織の目的によってフレキシブルに作ることが大切です。
ホテリングを導入するのであれば、予約システムをしっかりと管理することも大切です。
スマートフォンからでも予約可能にすること、従業員の誰でも使えるシンプルな操作性のシステムにすること、組織が簡単に管理できることなどが求められます。
適切な予約システムを利用することで、空予約や重複予約を避けることができ、コストの削減にも繋がります。
ある程度の初期投資はかかりますが、自社に合った予約システムを使うようにしましょう。
出典：法人専門内装プロ（https://naisoupro.jp/）
ホテリングを導入する際には、合わせて内装の変更をすることが多いでしょう。
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また、難易度が高いと言われている「入居したままのリノベーション」ができるため、業務を止めることなく内装を変更することが可能です。
ホテリングの導入を検討されている方は是非ともチェックしてみてください！
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| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
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ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
ホテリングは席を事前に予約するオフィスのシステムであり、昨今注目が集まっている働き方の1つです。
予約システムの管理を徹底すれば、ホテリングの導入はオフィスにとって多くのメリットをもたらしてくれます。
当記事でを参考にしてホテリングの導入を検討してみてくださいね。